I denna lag föreskrivs om arkivering av myndigheters handlingar och informationsmaterial som tillhör kulturarvet.

Bestämmelser om tillämpningen av denna lag på organ som utövar lagstiftnings- och regeringsmakt finns i 5 §.

Bestämmelser om Riksarkivets uppgifter för att säkerställa bevarandet av och tillgången till privata handlingar som är viktiga med tanke på kulturarvet finns i 3 kap.

Arkivering omfattar åtgärder som hänför sig till fastställande av det arkivvärde för handlingar och informationsmaterial som är av allmänt intresse samt till en säker förvaring av dem för kommande generationer och säkerställande av tillgången till dem och deras användbarhet.

Lagen tillämpas på statliga myndigheter verksamma i landskapet Åland med de begränsningar som anges i 30 § 17 punkten i självstyrelselagen för Åland (1144/1991).

I fråga om de i 4 § 1 mom. 4 punkten i offentlighetslagen avsedda välfärdsområdenas och välfärdssammanslutningarnas myndigheter samt kommunala myndigheter ankommer de rättigheter och uppgifter som i 11, 12 och 14 § och 15 § 2 mom. i denna lag föreskrivs för en myndighet på de informationshanteringsenheter som avses i 4 § 1 mom. 5–8 punkten i informationshanteringslagen.

Bestämmelser om arkivering av den evangelisk-lutherska kyrkans myndigheters handlingar finns i kyrkolagen (652/2023).

När verksamheten vid ett organ som avses i 4 § 1 mom. 8 punkten i offentlighetslagen har avslutats svarar den myndighet som beslutat om tillsättandet av organet för myndighetens uppgifter enligt denna lag.

På riksdagen och dess ämbetsverk tillämpas endast 7 § 1 mom., 8 §, 11 § 1 och 2 mom., 12 § 1 mom., 14 och 21 §.

Bestämmelser om arkivering av republikens presidents handlingar finns i lagen om republikens presidents kansli (100/2012).

Statsrådets kansli svarar för arkivering av statsrådets och ministeriernas handlingar. Bestämmelser om handlingar som ska föras in i en regerings arkiv finns i lagen om statsrådet (175/2003).

Vad som i 2 kap. föreskrivs om myndighetshandlingar tillämpas också på handlingar som inkommit till riksdagen med anledning av riksdagens uppgifter eller som upprättats i samband med riksdagens arbete samt på sådana handlingar som avses i 26 a § 1 mom. i lagen om statsrådet.

Nationella informationsresursen för arkiv är en helhet som behandlas med hjälp av informationssystem eller manuellt, och som innehåller arkiverade handlingar och informationsmaterial som Riksarkivet innehar och förfogar över.

En myndighet ska planera arkiveringen av sina handlingar och informationsmaterial inom ramen för informationshanteringen. Myndigheten ska sammanställa sitt informationsmaterial så att det kan säkerställas att de handlingar och uppgifter som ingår i materialet bevaras och är användbara för arkivändamål.

Som en del av planeringen av arkiveringen ska myndigheten se till att arkivvärdet för dess handlingar och informationsmaterial bedöms.

Riksarkivet kan meddela närmare föreskrifter om de tekniska sätten för fullgörande av de skyldigheter som anges i 1 mom.

Fastställandet av arkivvärdet av myndigheters handlingar och informationsmaterial (värdebestämning) ska basera sig på forskningsbehov. Föremål för en sådan värdebestämning är alla handlingar och informationsmaterial vid en myndighet, inklusive de som innehåller sådana uppgifter som avses i artikel 9 och 10 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), nedan dataskyddsförordningen. Det material som arkiveras ska bilda en mångsidig och heltäckande bild av samhället.

Vid värdebestämningen ska de risker som är förbundna med behandlingen av personuppgifter för arkivändamål och arkiveringens proportionalitet bedömas.

Riksarkivet beslutar om de handlingar och informationsmaterial som myndigheterna ska arkivera, om inte något annat föreskrivs särskilt i lag (arkiveringsbeslut). Riksarkivets beslut grundar sig på en värdebestämning enligt 8 §. Om de handlingar och det informationsmaterial som är föremål för värdebestämningen innehåller sådana genetiska uppgifter som avses i artikel 4.13 i dataskyddsförordningen, ska Riksarkivet bedöma riskerna i samband med bevarandet av dem för kommande generationer.

En myndighet ska inleda ett ärende som gäller arkivering av handlingar och informationsmaterial, om det inte har fattats något beslut om arkivering eller om beslutet inte längre är aktuellt. Myndigheten ska i samband med att ärendet inleds ge tillräckliga beskrivningar och uppgifter samt ett på en värdebestämning baserat förslag om vilka handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras.

Riksarkivet kan besluta om arkivering av flera myndigheters handlingar och informationsmaterial genom ett allmänt beslut (allmänt arkiveringsbeslut). En förutsättning för ett allmänt arkiveringsbeslut är att det behövs för att säkerställa att värdebestämningen av handlingar och informationsmaterial inom ett visst verksamhetsområde eller inom myndigheters ekonomiförvaltning, personalförvaltning eller allmänna förvaltning är enhetlig.

Ett ärende som gäller ett allmänt arkiveringsbeslut kan inledas av det behöriga ministeriet eller av en aktör som i stor utsträckning företräder myndigheterna. Riksarkivet kan inleda ett ärende på eget initiativ, om det inte har fattats något beslut om de handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras eller om beslutet i fråga inte längre är aktuellt.

På allmänna arkiveringsbeslut tillämpas vad som föreskrivs i 9 § 1 mom. Riksarkivet ska säkerställa att de myndigheter som har del i saken har möjlighet att framföra sin åsikt i ärendet och avge sin förklaring om de omständigheter som påverkar värdebestämningen av handlingarna och informationsmaterialet.

En myndighet ska se till att handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras förvaras så att handlingarna och informationsmaterialen samt de metadata som hör till dem är tillgängliga, beviskraftiga och begripliga. Myndigheten ska förvalta arkiverade handlingar i sådana informationssystem och lokaler där åtkomsten till handlingarna samt deras säkerhet kan säkerställas.

Artikel 9.1 i dataskyddsförordningen tillämpas inte på arkiverade handlingar och informationsmaterial som innehåller sådana genetiska uppgifter som avses i artikel 4.13 i dataskyddsförordningen. En myndighet får behandla sådana personuppgifter som avses i artikel 10 i dataskyddsförordningen för arkivändamål av allmänt intresse. Vid sådana behandlingssituationer ska myndigheterna vidta i 6 § 2 mom. i dataskyddslagen (1050/2018) avsedda lämpliga och särskilda åtgärder för att skydda den registrerades rättigheter.

Riksarkivet kan meddela myndigheterna närmare föreskrifter om de tekniska sätten för genomförandet av de uppgifter som anges i 1 mom. och om de filformat och lokaler som ska användas vid arkiveringen.

De handlingar som ska arkiveras eller som har arkiverats av en myndighet kan omvandlas till elektroniskt format. När handlingar som ska arkiveras eller som har arkiverats omvandlas till elektroniskt format, ska myndigheten säkerställa att innehållet i handlingen förblir oförändrat och att innehållets integritet och tillförlitlighet bevaras. I fråga om handlingar som omvandlas till elektroniskt format får handlingen i ursprungligt format förstöras, om inte handlingens kulturhistoriska värde eller rättsliga bevisvärde förutsätter att den även ska bevaras i ursprungligt format.

Riksarkivet kan meddela myndigheterna närmare föreskrifter om de tekniska förfarandena vid omvandling av handlingar till elektroniskt format enligt 1 mom.

De myndigheter som avses i 4 § 1 mom. 1 och 2 punkten i offentlighetslagen samt av dem tillsatta organ som avses i 8 punkten i det momentet ska överföra de handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras i elektroniskt format till den nationella informationsresursen för arkiv.

Avvikelser från den överföringsskyldighet eller det elektroniska format som avses i 1 mom. får göras på grund av nödvändiga krav som ställs på hanteringen av säkerhetsklassificerade handlingar eller andra krav på informationssäkerhet eller om det behövs av någon annan särskild anledning som hänför sig till handlingens eller informationsmaterialets art. Handlingar som omvandlats till elektroniskt format ska även överföras i ursprungligt format, om det ursprungliga formatet är särskilt värdefullt.

Riksarkivet beslutar om tidpunkten för överföringen efter att ha hört i 1 mom. avsedd myndighet eller i momentet avsett organ. Överföringen får genomföras inom den förvaringstid som avses i 21 § i informationshanteringslagen. Varje myndighet eller organ ansvarar själv för att dess handlingar och informationsmaterial försätts i överförbart skick, för överföringen och för kostnaderna för den. Överföringen får genomföras av den myndighet som ansvarar för den gemensamma informationsresursen eller det gemensamma informationssystemet.

Riksarkivet kan meddela närmare föreskrifter om de tekniska sätten för försättande i överförbart skick och överföring av handlingar och informationsmaterial som avses i 3 mom.

Andra myndigheter och organ än de som avses i 13 mom. kan i elektroniskt format överföra handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras till den nationella informationsresursen för arkiv. Överföringen får genomföras inom den förvaringstid som avses i 21 § i informationshanteringslagen. Dessa myndigheters handlingar får överföras till den nationella informationsresursen för arkiv i annat format än elektroniskt, om handlingens ursprungliga format är särskilt värdefullt.

Myndigheten och Riksarkivet kommer överens om genomförandet av och tidpunkten för sådana överföringar som avses i 1 mom.

Riksarkivet har rätt att av i 13 § 1 mom. avsedda myndighets och organs elektroniska informationsmaterial, vars innehåll är föränderligt, få en kopia för forskningsändamål (arkivkopia) till den nationella informationsresursen för arkiv, om informationsmaterialet ska arkiveras. På överföringen av arkivkopior tillämpas 13 § 3 mom.

Riksarkivet kan på basis av ett separat avtal ta emot en i 1 mom. avsedd kopia av en annan myndighets elektroniska informationsmaterial till den nationella informationsresursen för arkiv, om informationsmaterialet ska arkiveras.

Riksarkivet kan med stöd av ett avtal ta in sådant privat arkivmaterial i den nationella informationsresursen för arkiv som med tanke på allmänintresset ska arkiveras.

De begränsningar som överenskommits med överlåtaren gäller vid användningen av privat arkivmaterial som tagits in i den nationella informationsresursen för arkiv.

Om sådant privat arkivmaterial i privat besittning som är värdefullt med tanke på det nationella kulturarvet och som med tanke på allmänintresset ska arkiveras uppenbart löper risk för att förstöras, förkomma eller säljas, har Riksarkivet rätt att ta en kopia eller en elektronisk upptagning av det, eller lösa in det till gängse pris.

Riksarkivet kan besluta att arkivmaterial som är föremål för kopiering, upptagning eller inlösen enligt 1 mom. omedelbart ska överföras till Riksarkivet till dess att frågan om kopiering, upptagning eller inlösen har avgjorts genom ett beslut som vunnit laga kraft. Under denna temporära förvaring får uppgifter ur handlingarna inte lämnas ut till andra än deras ägare.

Bestämmelser om utförsel av arkivmaterial som avses i denna paragraf finns i lagen om begränsning av utförseln av kulturföremål (933/2016).

Riksarkivet har, trots bestämmelserna i 16 § 1 mom. i offentlighetslagen, rätt att i elektronisk form lämna ut uppgifter ur myndighetshandlingar som överförts till den nationella informationsresursen för arkiv. Riksarkivet kan oberoende av 34 § 1 mom. i den lagen ta ut

avgifter för elektroniskt utlämnande av elektroniska offentliga handlingar som ingår i informationsresursen för arkiv.

En begäran om att få ta del av en myndighetshandling som överförts till den nationella informationsresursen för arkiv ska behandlas utan dröjsmål, och uppgifter ur en offentlig handling ska lämnas ut så snart som möjligt, dock inom en månad från det att Riksarkivet har fått begäran om att få ta del av handlingen. Om de begärda handlingarna är många eller innehåller sekretessbelagda delar, eller om någon annan därmed jämförbar orsak föranleder att det krävs specialåtgärder eller en större arbetsmängd än normalt för att behandla och avgöra ärendet, ska ärendet avgöras och uppgifter ur en offentlig handling lämnas ut inom två månader från det att Riksarkivet tagit emot begäran om att få ta del av handlingen.

Personuppgiftsansvarig för den nationella informationsresursen för arkiv är Riksarkivet. Riksarkivet behandlar personuppgifter som ingår i den nationella informationsresursen för arkiv för arkivändamål av allmänt intresse.

Artikel 9.1 i dataskyddsförordningen tillämpas inte på behandlingen av personuppgifter som ingår i den nationella informationsresursen för arkiv. En myndighet får behandla personuppgifter som avses i artikel 10 i dataskyddsförordningen för arkivändamål av allmänt intresse. Vid sådana behandlingssituationer ska Riksarkivet vidta i 6 § 2 mom. i dataskyddslagen avsedda lämpliga och särskilda åtgärder för att skydda den registrerades rättigheter.

Riksarkivet kan upprätthålla en informationssäker driftmiljö eller utnyttja en annan myndighets datasäkra driftmiljö, där det är möjligt att säkerställa att sådana personuppgifter i elektronisk form eller informationsmaterial som innehåller sekretessbelagda uppgifter eller handlingar som hör till den nationella informationsresursen för arkiv behandlas och lämnas ut på ett informationssäkert sätt.

Riksarkivet kan öppna en elektronisk förbindelse i en informationssäker driftmiljö till handlingar som innehåller personuppgifter eller sekretessbelagda uppgifter och andra motsvarande uppgifter och som ingår i elektroniska informationsmaterial som hör till den nationella informationsresursen för arkiv när det är fråga om sådana uppgifter som den som beviljats åtkomsträtt har rätt att få uppgifter om och rätt att behandla dessa uppgifter.

En förutsättning för öppnandet av en elektronisk förbindelse är att förbindelsen har begränsats till endast de uppgifter som behövs i enlighet med rätten att få uppgifter och att öppnandet står i rätt proportion till den registrerades rättigheter.

Bestämmelser om öppnande av en elektronisk förbindelse till en myndighet finns i informationshanteringslagen.

Riksarkivet kan på basis av ett separat avtal förvara handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras enligt ett i 9 eller 10 § avsett beslut eller enligt vad som särskilt föreskrivs i lag.

Riksarkivet kan med stöd av ett avtal förvara privat arkivmaterial som är i privat besittning och som ska arkiveras med tanke på allmänintresset.

Riksarkivet har rätt att bedöma hur myndigheterna och de informationshanteringsenheter som avses i 4 § 1 mom. 5–8 punkten i informationshanteringslagen iakttar bestämmelserna i 7 och 11–13 § i denna lag samt 21 § i lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) samt de föreskrifter som Riksarkivet meddelat med stöd av dem.

Om Riksarkivet vid utförandet av en sådan bedömningsuppgift upptäcker brister i fråga om iakttagandet av dessa lagar eller föreskrifter, kan Riksarkivet uppmärksamgöra myndigheten på de förfaranden som enligt lag eller med stöd av lag ska genomföras och de krav som enligt lag eller med stöd av lag ska uppfyllas.

Riksarkivet har trots sekretessbestämmelserna rätt att avgiftsfritt av myndigheterna få de utredningar som är nödvändiga för att Riksarkivet ska kunna fullgöra sina uppgifter enligt 9, 10 och 22 § samt behövliga uppgifter om åtgärder för informationshantering i fråga om handlingar och informationsmaterial som ska arkiveras samt om en informationshanteringsmodell i enlighet med 5 § i informationshanteringslagen.

I beslut som avses i denna lag får omprövning begäras. Bestämmelser om begäran om omprövning finns i förvaltningslagen (434/2003). Omprövning av Riksarkivets interimistiska beslut enligt 17 § 2 mom. får dock inte begäras.

Bestämmelser om sökande av ändring i förvaltningsdomstol finns i lagen om rättegång i förvaltningsärenden (808/2019).

Denna lag träder i kraft den 1 juli 2026.

Genom denna lag upphävs arkivlagen (831/1994). En hänvisning till arkivlagen i någon annan lag avser efter ikraftträdandet av denna lag en hänvisning till denna lag.

De föreskrifter och beslut som Riksarkivet, arkivverket och statsarkivet har meddelat med stöd av tidigare lagstiftning och som gäller vid ikraftträdandet av denna lag förblir i kraft tills Riksarkivet bestämmer något annat.

Tässä laissa säädetään viranomaisten kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnista.

Tämän lain soveltamisesta lainsäädäntö- ja hallitusvaltaa käyttäviin elimiin säädetään 5 §:ssä.

Tämän lain 3 luvussa säädetään Kansallisarkiston tehtävistä kulttuuriperinnön kannalta merkittävien yksityisten asiakirjojen säilymisen ja saatavuuden varmistamiseksi.

Arkistointi käsittää asiakirjojen ja tietoaineistojen yleisen edun mukaisen arkistollisen arvon määrittämiseen sekä niiden turvalliseen tuleville sukupolville säilyttämiseen ja saatavuuden ja käytettävyyden varmistamiseen liittyvät toimenpiteet.

Tätä lakia sovelletaan Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin valtion viranomaisiin Ahvenanmaan itsehallintolain (1144/1991) 30 §:n 17 kohdassa säädetyin rajoituksin.

Julkisuuslain 4 §:n 1 momentin 4 kohdassa tarkoitettujen hyvinvointialueen ja hyvinvointiyhtymän viranomaisten sekä kunnallisten viranomaisten osalta tämän lain 11, 12 ja 14 §:ssä ja 15 §:n 2 momentissa viranomaiselle säädetyt oikeudet ja tehtävät kuuluvat tiedonhallintalain 4 §:n 1 momentin 5–8 kohdassa tarkoitetuille tiedonhallintayksiköille.

Evankelis-luterilaisen kirkon viranomaisten asiakirjojen arkistoinnista säädetään kirkkolaissa (652/2023).

Julkisuuslain 4 §:n 1 momentin 8 kohdassa tarkoitetun toimielimen toiminnan päätyttyä tässä laissa säädetyistä viranomaisen tehtävistä vastaa toimielimen asettamisesta päättänyt viranomainen.

Eduskuntaan ja sen virastoihin sovelletaan vain 7 §:n 1 momenttia, 8 §:ää, 11 §:n 1 ja 2 momenttia, 12 §:n 1 momenttia sekä 14 ja 21 §:ää.

Tasavallan presidentin asiakirjojen arkistoinnista säädetään tasavallan presidentin kansliasta annetussa laissa (100/2012).

Valtioneuvoston kanslia vastaa valtioneuvoston ja sen ministeriöiden asiakirjojen arkistoinnista. Hallituksen arkistoon tallennettavista asiakirjoista säädetään valtioneuvostosta annetussa laissa (175/2003).

Mitä 2 luvussa säädetään viranomaisen asiakirjasta, sovelletaan myös eduskunnalle sen tehtävien johdosta saapuneisiin ja sen toiminnan yhteydessä laadittuihin asiakirjoihin sekä valtioneuvostosta annetun lain 26 a §:n 1 momentissa tarkoitettuihin asiakirjoihin.

Kansallinen arkistotietovaranto on tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti käsiteltävä kokonaisuus, joka sisältää Kansallisarkiston hallussa ja määräysvallassa olevat arkistoidut asiakirjat ja tietoaineistot.

Viranomaisen on suunniteltava asiakirjojensa ja tietoaineistojensa arkistointi osana tiedonhallintaa. Viranomaisen on muodostettava tietoaineistonsa siten, että niiden sisältämien asiakirjojen ja tietojen säilyvyys ja käytettävyys arkistointitarkoituksessa voidaan varmistaa.

Viranomaisen tulee osana arkistoinnin suunnittelua huolehtia siitä, että sen asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistollinen arvo arvioidaan.

Kansallisarkisto voi antaa tarkempia määräyksiä 1 momentissa säädettyjen velvoitteiden teknisistä toteuttamistavoista.

Viranomaisen asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistollisen arvon määrittämisen (arvonmääritys) tulee perustua tutkimuksellisiin tarpeisiin. Arvonmäärityksen kohteena ovat kaikki viranomaisen asiakirjat ja tietoaineistot, mukaan lukien niiden sisältämät luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus, 9 ja 10 artiklassa tarkoitetut tiedot. Arkistoitavien aineistojen tulee muodostaa monipuolinen ja kattava kuva yhteiskunnasta.

Arvonmäärityksessä on arvioitava arkistointitarkoituksessa tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä ja arkistoinnin oikeasuhtaisuutta.

Kansallisarkisto päättää viranomaisen arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista, jollei laissa erikseen toisin säädetä (arkistointipäätös). Kansallisarkiston päätös perustuu 8 §:n mukaiseen arvonmääritykseen. Jos arvonmäärityksen kohteena olevat asiakirjat ja tietoaineistot sisältävät tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 13 kohdassa tarkoitettuja geneettisiä tietoja, Kansallisarkiston tulee arvioida niiden tuleville sukupolville säilyttämiseen liittyviä riskejä.

Viranomaisen tulee panna asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointia koskeva asia vireille, jos arkistoinnista ei ole päätetty tai päätös ei ole enää ajan tasalla. Viranomaisen tulee asian vireille saattamisen yhteydessä antaa riittävät kuvaukset ja tiedot sekä arvonmääritykseen perustuva esitys arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista.

Kansallisarkisto voi päättää useiden viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnista yleisellä päätöksellä (yleinen arkistointipäätös). Yleisen arkistointipäätöksen edellytyksenä on, että se on tarpeen toimialakohtaisen tai viranomaisten talous-, henkilöstö- tai yleishallinnon asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmäärityksen yhdenmukaisuuden varmistamiseksi.

Yleistä arkistointipäätöstä koskevan asian voi panna vireille toimivaltainen ministeriö tai viranomaisia laajasti edustava taho. Kansallisarkisto voi panna asian vireille omasta aloitteestaan, jos arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista ei ole päätetty tai päätös ei ole enää ajan tasalla.

Yleiseen arkistointipäätökseen sovelletaan, mitä 9 §:n 1 momentissa säädetään. Kansallisarkiston on varmistettava, että osallisilla viranomaisilla on mahdollisuus lausua mielipiteensä asiasta sekä antaa selityksensä asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmääritykseen vaikuttavista seikoista.

Viranomaisen on huolehdittava arkistoitavien asiakirjojen ja tietoaineistojen säilyttämisestä siten, että asiakirjat ja tietoaineistot sekä niihin kuuluvat metatiedot ovat käytettävissä, todistusvoimaisia ja ymmärrettäviä. Viranomaisen on ylläpidettävä arkistoituja asiakirjoja sellaisissa tietojärjestelmissä ja tiloissa, joissa asiakirjojen saatavuus ja turvallisuus voidaan varmistaa.

Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 13 kohdassa tarkoitettuja geneettisiä tietoja sisältäviin arkistoitaviin asiakirjoihin ja tietoaineistoihin. Viranomainen voi käsitellä tietosuoja-asetuksen 10 artiklassa tarkoitettuja henkilötietoja yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa. Viranomaisen on tällaisessa käsittelytilanteessa toteutettava tietosuojalain (1050/2018) 6 §:n 2 momentissa tarkoitetut asianmukaiset ja erityiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien suojaamiseksi.

Kansallisarkisto voi antaa viranomaisille tarkempia määräyksiä 1 momentissa säädettyjen tehtävien teknisistä toteuttamistavoista sekä arkistoinnissa käytettävistä tiedostomuodoista ja tiloista.

Viranomaisen arkistoitavat tai arkistoidut asiakirjat voidaan muuttaa sähköiseen muotoon. Viranomaisen on varmistettava asiakirjojen säilyminen sisällöltään muuttumattomina, eheinä ja luotettavina arkistoitavia tai arkistoituja asiakirjoja sähköiseen muotoon muutettaessa. Sähköiseen muotoon muutettavien asiakirjojen alkuperäinen muoto voidaan tuhota, ellei asiakirjan kulttuurihistoriallinen arvo tai oikeudellinen todistusvoima edellytä myös alkuperäisen muodon säilyttämistä.

Kansallisarkisto voi antaa viranomaisille tarkempia määräyksiä 1 momentissa säädetyistä asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisen teknisistä menettelytavoista.

Julkisuuslain 4 §:n 1 momentin 1 ja 2 kohdassa tarkoitettujen viranomaisten sekä niiden asettamien mainitun momentin 8 kohdassa tarkoitettujen toimielinten on siirrettävä arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot sähköisessä muodossa kansalliseen arkistotietovarantoon.

Edellä 1 momentissa tarkoitetusta siirtovelvollisuudesta tai sähköisestä muodosta voidaan poiketa välttämättömien turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelyä koskevien

vaatimusten tai muiden tietoturvallisuusvaatimusten vuoksi tai, jos se on tarpeen muun asiakirjan tai tietoaineiston luonteeseen liittyvän erityisen syyn vuoksi. Sähköiseen muotoon muutetut asiakirjat siirretään myös alkuperäisessä muodossa, jos niiden alkuperäiseen muotoon liittyy erityistä arvoa.

Kansallisarkisto päättää 1 momentissa tarkoitettua viranomaista tai toimielintä kuultuaan siirron ajankohdasta. Siirto voidaan toteuttaa tiedonhallintalain 21 §:ssä tarkoitetun säilytysajan kuluessa. Viranomainen tai toimielin vastaa asiakirjojen ja tietoaineistojen siirtokuntoon saattamisesta, siirron toteuttamisesta ja siitä aiheutuvista kustannuksista. Siirron voi toteuttaa yhteisestä tietovarannosta tai tietojärjestelmästä vastaava viranomainen.

Kansallisarkisto voi antaa tarkempia määräyksiä 3 momentissa säädettyjen asiakirjojen ja tietoaineistojen siirtokuntoon saattamisen ja siirron teknisistä toteuttamistavoista.

Muut kuin 13 §:ssä tarkoitetut viranomaiset ja toimielimet voivat siirtää arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot sähköisessä muodossa kansalliseen arkistotietovarantoon. Siirto voidaan toteuttaa tiedonhallintalain 21 §:ssä tarkoitetun säilytysajan kuluessa. Kansalliseen arkistotietovarantoon voidaan siirtää kyseisten viranomaisten asiakirjoja muussa kuin sähköisessä muodossa, jos asiakirjan alkuperäisellä muodolla on erityistä arvoa.

Viranomainen ja Kansallisarkisto sopivat 1 momentissa tarkoitetun siirron toteuttamisesta ja ajankohdasta.

Kansallisarkistolla on oikeus saada 13 §:n 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen ja toimielimen sähköisestä, sisällöltään muuttuvasta tietoaineistosta kopio tutkimuskäyttöä varten (arkistokopio) kansalliseen arkistotietovarantoon, jos tietoaineisto on arkistoitava. Arkistokopion siirtoon sovelletaan, mitä 13 §:n 3 momentissa säädetään.

Kansallisarkisto voi erillisen sopimuksen perusteella ottaa vastaan kansalliseen arkistotietovarantoon 1 momentissa tarkoitetun arkistokopion muun viranomaisen sähköisestä tietoaineistosta, jos tietoaineisto on arkistoitava.

Kansallisarkisto voi sopimuksen perusteella ottaa kansalliseen arkistotietovarantoon yleisen edun vuoksi arkistoitavia yksityisiä arkistoaineistoja.

Kansalliseen arkistotietovarantoon otetun yksityisen arkistoaineiston käyttöä koskevat luovuttajan kanssa sovitut rajoitukset.

Jos yksityisen hallussa oleva kansallisen kulttuuriperinnön kannalta arvokas ja yleisen edun vuoksi arkistoitava yksityinen arkistoaineisto on ilmeisesti vaarassa tuhoutua, hävitä tai tulla myydyksi, Kansallisarkistolla on oikeus ottaa siitä jäljennös tai sähköinen tallenne taikka lunastaa se käypään hintaan.

Kansallisarkisto voi päättää, että 1 momentissa tarkoitetun jäljentämisen, tallentamisen tai lunastuksen kohteena oleva arkistoaineisto on välittömästi siirrettävä Kansallisarkistoon, kunnes kysymys jäljentämisestä, tallentamisesta tai lunastamisesta on lainvoimaisesti ratkaistu. Väliaikaisen säilytyksen aikana asiakirjoista ei saa antaa tietoja muille kuin niiden omistajalle.

Tässä pykälässä tarkoitettujen arkistoaineistojen maastaviennistä säädetään kulttuuriesineiden maastaviennin rajoittamisesta annetussa laissa (933/2016).

Kansallisarkistolla on oikeus julkisuuslain 16 §:n 1 momentin estämättä antaa tieto kansalliseen arkistotietovarantoon siirretystä viranomaisen asiakirjasta sähköisesti. Kansallisarkisto voi periä arkistotietovarantoon sisältyvän sähköisen julkisen asiakirjan sähköisestä antamisesta maksuja mainitun lain 34 §:n 1 momentissa säädetystä poiketen.

Kansalliseen arkistotietovarantoon siirretyn viranomaisen asiakirjan saamista koskeva pyyntö on käsiteltävä viivytyksettä, ja tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin kuukauden kuluessa siitä, kun Kansallisarkisto on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos muu niihin rinnastettava syy aiheuttaa sen, että asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, asia on ratkaistava ja tieto julkisesta asiakirjasta annettava kahden kuukauden kuluessa siitä, kun Kansallisarkisto on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön.

Kansallisen arkistotietovarannon rekisterinpitäjä on Kansallisarkisto. Kansallisarkisto käsittelee kansalliseen arkistotietovarantoon sisältyviä henkilötietoja yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa.

Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta kansalliseen arkistotietovarantoon sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn. Viranomainen voi käsitellä tietosuoja-asetuksen 10 artiklassa tarkoitettuja henkilötietoja yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa. Kansallisarkiston on tällaisessa käsittelytilanteessa toteutettava tietosuojalain 6 §:n 2 momentissa tarkoitetut asianmukaiset ja erityiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien suojaamiseksi.

Kansallisarkisto voi ylläpitää tietoturvallista käyttöympäristöä tai hyödyntää toisen viranomaisen tietoturvallista käyttöympäristöä, jossa voidaan varmistaa kansalliseen arkistotietovarantoon kuuluvien sähköisten henkilötietoja tai salassa pidettäviä tietoja tai asiakirjoja sisältävien tietoaineistojen käsittely ja luovuttaminen tietoturvallisesti.

Kansallisarkisto voi avata tietoturvallisessa käyttöympäristössä katseluyhteyden kansalliseen arkistotietovarantoon kuuluvan sähköisen tietoaineiston henkilötietoja tai salassa pidettäviä tietoja sisältäviin asiakirjoihin ja muihin vastaaviin tietoihin, joihin katseluoikeuden saavalla on tiedonsaantioikeus ja oikeus käsitellä näitä tietoja.

Edellytyksenä katseluyhteyden avaamiselle on, että katseluyhteys on rajattu vain tiedonsaantioikeuden mukaisiin tietoihin ja avaaminen on oikeasuhtaista rekisteröidyn oikeuksiin nähden.

Katseluyhteyden avaamisesta viranomaiselle säädetään tiedonhallintalaissa.

Kansallisarkisto voi erillisen sopimuksen perusteella ottaa säilytettäväkseen 9 ja 10 §:ssä tarkoitettujen päätösten ja laissa erikseen säädetyn mukaisesti arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja.

Kansallisarkisto voi sopimuksen perusteella ottaa säilytettäväkseen yksityisen hallussa olevia yleisen edun vuoksi arkistoitavia yksityisiä arkistoaineistoja.

Kansallisarkistolla on oikeus arvioida 7 ja 11–13 §:n ja sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 21 §:n säännösten sekä niiden nojalla antamiensa määräysten noudattamista viranomaisissa ja tiedonhallintalain 4 §:n 1 momentin 5–8 kohdassa tarkoitetuissa tiedonhallintayksiköissä.

Jos Kansallisarkisto arviointitehtävää suorittaessaan havaitsee puutteita näiden lakien tai määräysten noudattamisessa, se voi kiinnittää viranomaisen huomiota lain ja lain nojalla annettujen määräysten mukaisten menettelyjen toteuttamiseen ja vaatimusten täyttämiseen.

Kansallisarkistolla on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada viranomaisilta maksutta 9, 10 ja 22 §:ssä säädettyjen tehtäviensä hoitamiseksi välttämättömät selvitykset sekä tarpeelliset tiedot arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja koskevista tiedonhallinnan toimenpiteistä sekä tiedonhallintalain 5 §:n mukaisesta tiedonhallintamallista.

Tässä laissa tarkoitettuun päätökseen saa vaatia oikaisua. Oikaisuvaatimuksesta säädetään hallintolaissa (434/2003). Edellä 17 §:n 2 momentissa tarkoitettuun Kansallisarkiston väliaikaiseen päätökseen ei kuitenkaan saa vaatia oikaisua.

Muutoksenhausta hallintotuomioistuimeen säädetään oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetussa laissa (808/2019).

Tämä laki tulee voimaan 1 päivänä heinäkuuta 2026.

Tällä lailla kumotaan arkistolaki (831/1994). Muualla laissa olevalla viittauksella arkistolakiin tarkoitetaan tämän lain tultua voimaan viittausta tähän lakiin.

Tämän lain voimaan tullessa voimassa olevat Kansallisarkiston, arkistolaitoksen ja valtionarkiston aikaisemman lainsäädännön nojalla antamat määräykset ja päätökset jäävät edelleen voimaan, kunnes Kansallisarkisto toisin määrää.