Valtionavustustoiminnan tietovarantoon tallennetaan valtionavustuksen hakemista, myöntämistä, maksamista, käyttöä ja valvontaa sekä palauttamista ja takaisinperintää koskevat tiedot, jotka ovat tarpeellisia tässä laissa tarkoitettujen tehtävien hoitamiseksi. Tietovarantoon voidaan tallentaa valtionavustushakemuksen käsittelemiseksi ja valtionavustusten käytön valvomiseksi välttämättömiä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.

Valtiokonttori saa muokata ja yhdistellä tietovarantoon tallennettuja tietoja niiden laadun ja hyödynnettävyyden parantamiseksi.

Valtionapuviranomaisen tai lain nojalla muun valtionavustuksia myöntävän, joka käyttää 32 a §:n 1 momentin 3 kohdassa tarkoitettua valtionavustusten käsittelyn ja hallinnoinnin palvelua, tulee tallentaa valtionavustustoiminnan tietovarantoon 32 a §:n 2 momentissa tarkoitetut tiedot. Muussa tapauksessa valtionapuviranomaisen tai lain nojalla muun valtionavustuksia myöntävän tulee toimittaa valtionavustustoiminnan vähimmäistiedot Valtiokonttorille valtionavustustoiminnan tietovarantoon tallennettaviksi.

Tietovarantoon tallennettaviksi toimitettavia tietoja ovat valtionavustuksen hakijana ja saajana olevan luonnollisen henkilön nimi ja henkilötunnus sekä valtionavustuksen käyttötarkoitus ja valtionavustuksen käytön alueellinen kohdentuminen. Muista tietovarantoon tallennettaviksi toimitettavista valtionavustushakuja ja niiden osoitetietoja, valtionavustushakemusten ja -päätösten yksilöintiä, valtionavustusasiaa, valtionavustuksen hakijaa ja saajaa ja valtionavustuspäätöstä koskevista vähimmäistiedoista sekä niiden toimittamisajasta ja toimittamistavasta säädetään valtioneuvoston asetuksella.

Valtionavustustoiminnan tietovarannon ja siihen liittyvien palvelujen yhteisrekisterinpitäjiä ovat Valtiokonttori sekä valtionapuviranomainen ja lain nojalla muu valtionavustuksia myöntävä. Valtiokonttori vastaa tietovarannon ja siihen liittyvien palvelujen teknisestä toiminnasta ja käytettävyydestä sekä teknisestä rajapinnasta tietojen tallentamista ja vähimmäistietojen toimittamista, käsittelyä ja luovutusta varten sekä tietojen eheydestä ja säilyttämisestä. Valtiokonttori vastaa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 13 §:n 2–5 momentissa sekä 14, 15 ja 17 §:ssä viranomaiselle säädetyistä tehtävistä sekä muista vastaavista tiedonhallintaan liittyvistä teknisistä tehtävistä.

Valtionapuviranomainen tai lain nojalla muu valtionavustuksia myöntävä vastaa oman valtionavustustoimintansa osalta rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta, toimii avustuksen hakijana tai saajana olevan rekisteröidyn yhteyspisteenä ja vastaa muista rekisterinpitäjän tehtävistä. Valtionapuviranomainen tai lain nojalla muu valtionavustuksia myöntävä päättää tietojen luovuttamisesta muiden kuin 32 d §:ssä tarkoitetussa valtionavustustietojen julkaisemisen ja käytön palvelussa julkaistavien tietojen osalta.

Valtiokonttori vastaa valtionavustustietojen julkaisemisen ja käytön palvelussa kaikista rekisterinpitäjän tehtävistä.

Valtiokonttori ylläpitää 32 a §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua palvelua yleisessä tietoverkossa verkkosivustollaan. Valtiokonttori tuottaa ja julkaisee palvelun tietoaineiston valtionavustustoiminnan tietovarannon julkisista tiedoista.

Sen estämättä, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentissa säädetään, henkilötiedoista saadaan julkaista valtionavustuksen saajana olevan luonnollisen henkilön nimi, avustuksen käyttötarkoitus ja avustuksen käytön alueellinen kohdentuminen. Palvelussa voidaan lisäksi julkaista muita valtionavustuksen hakemista, myöntämistä ja käyttöä koskevia julkisia tietoja. Palvelussa ei kuitenkaan julkaista tietoja luonnollisille henkilöille myönnettäviin valtionavustuksiin liittyvistä yksittäisistä hakemuksista eikä myönnetyistä valtionavustuksista, joiden suuruus on alle 1 000 euroa. Muusta kuin henkilötietoja sisältävästä julkaistavasta tietoaineistosta säädetään tarkemmin valtioneuvoston asetuksella.

Henkilötietoja voi hakea palvelusta ainoastaan yksittäisinä hakuina käyttäen hakuperusteena valtionavustuksen saajan nimeä, valtionavustushaun nimeä, valtionapuviranomaisen nimeä taikka valtionavustuksen käyttötarkoitusta tai myöntämisvuotta.

Valtionavustustoiminnan tietovarantoon tallennettavat myönnettyjä valtionavustuksia koskevat tiedot ja asiakirjat on säilytettävä kymmenen vuotta valtionavustuksen viimeisen erän maksamisesta. Valtionapuviranomainen ja lain nojalla muu valtionavustuksia myöntävä voivat kuitenkin 13 §:n 4 momentissa tarkoitettua valtionavustusta tai erityisistä syistä muutakin valtionavustusta myöntäessään päättää tietojen ja asiakirjojen pidemmästä säilytysajasta. Tietovarantoon tallennettujen erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen säilytystarve on arvioitava uudelleen vähintään viiden vuoden välein. Tietovarantoon tallennettavat kielteisiä valtionavustuspäätöksiä koskevat tiedot ja asiakirjat on säilytettävä viisi vuotta valtionavustuspäätöksen tekemisestä.

Valtiokonttori vastaa siitä, että valtionavustustoiminnan tietovarantoon tallennetut tiedot ja asiakirjat ovat arkistoitavissa. Valtiokonttori voi tehdä arkistointia koskevan esityksen keskitetysti valtionapuviranomaisen tai lain nojalla muun valtionavustuksia myöntävän toimeksiannosta.