Palvelukeskus on yhteisrekisterinpitäjä valtion viraston tai laitoksen, tasavallan presidentin kanslian, eduskunnan tai eduskunnan yhteydessä toimivan viraston kanssa. Yhteisrekisterinpitäjyys koskee valtion talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävien ja palvelujen sekä muiden vastaavien hallinnon tuki- ja asiantuntijapalvelujen tuottamisessa tarvittavia, palvelukeskuksen omistamissa tietojärjestelmissä olevia tietoja.

Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta sekä teknisestä rajapinnasta tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Palvelukeskus vastaa myös tietojärjestelmien käytettävyydestä sekä tietojen eheydestä, muuttumattomuudesta, suojaamisesta ja säilyttämisestä. Muut yhteisrekisterinpitäjät vastaavat osaltaan muista rekisterinpitäjän tehtävistä ja toimivat rekisteröidyn yhteyspisteenä. Rekistereissä olevat tallenteet ovat palvelukeskuksen asiakkaiden asiakirjoja.

Palvelukeskuksella on oikeus saada maksutta ja salassapitosäännösten estämättä 1 §:n 1 momentin 3 kohdassa tarkoitetun tehtävän hoitamiseksi välttämättömät valtionhallinnon toimintaa ja taloutta koskevat tiedot viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaan toimivaltaiselta viranomaiselta sellaisista Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskuksen, Digi- ja väestötietoviraston, Senaatti-kiinteistöjen, Hansel Oy:n ja Haus kehittämiskeskus Oy:n (yhteinen palveluntuottaja) rekistereistä, joissa on valtion virastoja ja laitoksia koskevia toiminnan suunnittelun ja seurannan, talous- ja henkilöstöhallinnon, yhteisen perustietotekniikan, hankintojen hallinnan, toimitilahallinnan, keskitettyjen koulutuspalvelujen, hanke- ja projektihallinnan ja organisaatiorakenteen tietoja. Palvelukeskus, yhteinen palveluntuottaja ja tiedot luovuttava viranomainen määrittävät yhteistyössä analysointi- ja raportointipalveluja varten luovutettavat tiedot. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:n 1 momentin 2, 5 ja 7–11 kohdan mukaisia tietoja ei kuitenkaan luovuteta.

Luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) 9 artiklassa tarkoitettuihin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja ei luovuteta. Tieto sairaudesta, ammattitaudista tai työtapaturmasta aiheutuneen poissaolon kestosta voidaan kuitenkin luovuttaa. Tietoja käsiteltäessä on noudatettava asianmukaisia suojatoimia. Tiedot on pseudonymisoitava ennen niiden siirtämistä analysoitavaksi. Julkaistavat tulokset on anonymisoitava tai aggregoitava siten, että yksittäistä henkilöä ei tiedoista voi tunnistaa.

Palvelukeskus on rekisterinpitäjä niiden tietojen osalta, jotka se on saanut 1 momentin nojalla.