1 § Soveltamisala

Tätä asetusta sovelletaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019), jäljempänä tiedonhallintalaki, 10 §:ssä säädetyn julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan (lautakunta) toiminnan järjestämiseen ja toimintaan.

2 § Lautakunnan kokoonpano ja jäsenten pätevyysvaatimukset

Lautakunnassa on puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi seitsemän muuta jäsentä, joille kullekin on lisäksi määrättävä henkilökohtainen varajäsen. Varapuheenjohtaja hoitaa puheenjohtajalle kuuluvia tehtäviä, jos lautakunnan puheenjohtaja on estynyt.

Lautakunnan jäsenillä ja varajäsenillä on oltava tieteellisessä toiminnassa tai käytännössä osoitettu perehtyneisyys vähintään yhteen tiedonhallintalain 10 §:n 2 momentissa mainittuun asiantuntemusta edellyttävään alueeseen.

Lautakunnan jäsenillä on oltava palvelussuhde tiedonhallintalain 4 §:n 1 momentissa tarkoitettuun tiedonhallintayksikköön tai siinä toimivaan viranomaiseen.

3 § Toiminnan järjestäminen ja päätöksentekomenettely

Lautakunnan toiminta perustuu sen hyväksymään vuosittaiseen toimintasuunnitelmaan sekä tiedonhallintalain 11 §:n 1 momentissa tarkoitettuun arviointisuunnitelmaan.

Lautakunnan kutsuu koolle puheenjohtaja.

Lautakunta on päätösvaltainen, kun lautakunnan kokouksen puheenjohtajan lisäksi läsnä on vähintään puolet lautakunnan jäsenistä. Läsnä olevaksi katsotaan myös jäsen, joka osallistuu kokoukseen kuvavälitteisellä videoyhteydellä. Lautakunta voi kutsua kokouksiinsa tarpeellisia asiantuntijoita, joilla on puheoikeus asiaa käsiteltäessä kokouksissa.

Asioiden käsittely lautakunnassa tapahtuu sihteerien esittelystä. Lautakunnan päätökseksi tulee se mielipide, jota enemmistö on kannattanut. Äänten mennessä tasan päätökseksi tulee se mielipide, jota puheenjohtaja on kannattanut.

Kokouksesta laaditaan pöytäkirja, josta ilmenee, ketkä ovat osallistuneet asian käsittelyyn, sekä asiassa mahdollisesti toimitettu äänestys. Pöytäkirjan tarkastaa ja allekirjoittaa se sihteeri, jonka lautakunta on valinnut kokouksessaan pöytäkirjan allekirjoittajaksi. Pöytäkirjan laatijana toimiva sihteeri ei voi toimia pöytäkirjan tarkastajana tai allekirjoittajana. Pöytäkirjat on julkaistava yleisessä tietoverkossa, ellei salassapitosäännöksistä muuta johdu.

Tiedonhallintalain 11 §:n 3 momentissa tarkoitetun viranomaisen huomion kiinnittämistä koskevan lautakunnan kannanoton allekirjoittaa lautakunnan puheenjohtaja ja asian lautakunnassa esitellyt sihteeri.

4 § Sihteerien tehtävät

Valtiovarainministeriön on määrättävä tiedonhallintalain 10 §:n 3 momentin perusteella riittävä määrä virkamiehiä hoitamaan lautakunnan sihteereille kuuluvia tehtäviä.

Sen lisäksi, mitä tiedonhallintalain 10 §:n 5 momentissa säädetään, lautakunnan sihteerien tehtävänä on:

valmistella lautakunnan kokouksissa käsiteltävät asiat ja esitellä ne lautakunnalle valmisteluvastuiden mukaisesti;

valmistella lautakunnan vuosittainen toimintasuunnitelma sekä tiedonhallintalain 11 §:n 1 momentissa tarkoitettu arviointisuunnitelma ja toteuttaa suunnitelman mukaiset arvioinnit;

valmistella tiedonhallintalain 11 §:n 4 momentissa tarkoitettu kertomus arvioinnin tuloksista;

ohjata tiedonhallintalain 10 §:n 5 momentissa tarkoitettujen lautakunnan Digi- ja väestötietovirastolle toimeksi antamien tehtävien toteuttamista;

laatia lautakunnan kokousten pöytäkirjat;

huolehtia lautakunnan toimintaan liittyvästä viestinnästä.

Sihteerien välinen tehtävien jakaminen määritetään lautakunnan hyväksymässä toimintaohjeessa. Yksi valtiovarainministeriön määräämistä sihteereistä toimii lautakunnan pääsihteerinä, jonka tehtävänä on huolehtia sihteeristön koolle kutsumisesta sekä sihteerien tehtävien järjestämisestä ja koordinoinnista.

Sihteeri voi esittää tiedonhallintalain 11 §:n 2 momentissa tarkoitetun tiedonsaantia koskevan pyynnön lautakunnan puolesta arviointisuunnitelman perusteella.

Lautakunta päättää sihteerien tehtävien jaosta asettaessaan tiedonhallintalain 10 §:n 5 momentissa tarkoitettuja väliaikaisia jaostoja.

5 § Voimaantulo

Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 2020.