Ennen menon maksamista viraston tai laitoksen on varmistauduttava, että asiakirja, johon meno perustuu, on asiallisesti ja numerollisesti oikea. Palvelukeskus vastaa kuitenkin niistä matkustamisen johdosta maksettavien korvausten hyväksymiseen liittyvistä tarkastustoimenpiteistä, jotka valtiokonttori on määrännyt sen tehtäväksi valtion talousarviosta annetun lain 12 b §:n 2 momentin nojalla.

Ennen menon maksamista 69 b §:ssä tarkoitetun taloussäännön nojalla tehtävään määrätyn henkilön on hyväksyttävä meno. Hyväksyjän on varmistauduttava menoperusteen oikeellisuudesta. Hyväksyminen on päivättävä ja allekirjoitettava. Hyväksymismerkinnästä on käytävä ilmi tilit, joille meno kirjataan.

Menopäätöstä voidaan pitää myös menon hyväksymisenä, jos se on tehty esittelystä ja sen perusteella maksettavaksi erääntyvien yksittäisten menoerien rahamäärä tai vastikkeellisten menojen määräytymisperuste on yksilöity päätöksessä taikka päätöksen perusteena on työnantajan etukäteen kirjallisesti antama matkamääräys, johon on yksilöity erikseen matkustamisesta, majoittumisesta sekä muiden matkasta aiheutuvien valtion virka- tai työehtosopimukseen perustuvien menojen määrä eivätkä toteutuneet menot ylitä näitä. Edellytyksenä on lisäksi, että menopäätöksestä käy ilmi päiväys ja allekirjoitus sekä menon kirjaamisessa käytettävät kirjanpidon tilit ja menon osoittava asiakirja voidaan yhdistää menopäätökseen vaikeuksitta.

Valtion keskuskirjanpidon kirjanpitoaineistoon kuuluvat 1 momentissa tarkoitetut valtion kirjanpitokirjat, 54 §:ssä tarkoitetut tilitiedot ja niistä laaditut 42 e §:ssä tarkoitetut täsmäytyslaskelmat, 54 a §:n 2 momentissa tarkoitetut valtuuksia ja niiden käyttöä koskevat ilmoitukset sekä tililuettelot ja muu keskuskirjanpidon hoitamiseksi tarvittava aineisto. Valtiokonttorin velvollisuudesta säilyttää kirjanpitoaineisto säädetään erikseen.