Säätiölaissa (487/2015) säädetyt ilmoitukset on tehtävä tarkoitusta varten vahvistetulla lomakkeella siten kuin siitä erikseen säätiölaissa sekä yritys- ja yhteisötietolaissa (244/2001) säädetään. Ilmoitukseen on oheistettava tarvittavat liitteet.

Patentti- ja rekisterihallitus, jäljempänä rekisteriviranomainen, pitää päiväkirjaa saapuneista ilmoituksista ja tiedonannoista. Päiväkirja on julkinen, ja siihen on merkittävä säätiön nimi, diaarinumero, saapumispäivä, välipäätökset tai muut välitoimenpiteet sekä rekisteröinnin päivämäärä.

Jos ilmoitus on tehty säädetyssä järjestyksessä eikä rekisteröimiselle ole muutakaan estettä, on ilmoituksessa mainitut asiat merkittävä rekisteriin.

Säätiöitä koskevat perus- ja muutosilmoituksessa mainitut seikat merkitään rekisteriin siinä aikajärjestyksessä, jossa päätökset niiden rekisteriin merkitsemisestä on tehty. Rekisteriin merkitään lisäksi rekisteröinnin päivämäärä. Rekisterimerkinnät julkistetaan niin, että julkistettuihin tietoihin voi tutustua aikajärjestyksessä sähköisen keskusjärjestelmän kautta.

Aputoiminimi merkitään rekisteriin asianomaisen säätiön kohdalle. Rekisterissä on mainittava se toiminnan osa, jota aputoiminimi koskee.

Sulautumista koskevien ilmoitusten perusteella tehdään merkinnät rekisteriin sekä sulautuvan että vastaanottavan säätiön kohdalle.

Rekisteriviranomainen pitää rekisteriin merkityistä säätiöiden nimistä, niiden erikielisistä ilmaisuista sekä aputoiminimistä aakkosellista luetteloa.

Rekisteriviranomainen pitää rekisteriin purkautuneiksi merkityistä ja rekisteristä poistetuista säätiöistä erillistä aakkosellista hakemistoa.

Rekisteriin merkittyä säätiötä koskevista muista kuin 8 §:ssä tarkoitetuista asiakirjoista on tehtävä erityinen asiakirjavihko, johon merkitään säätiön yritys- ja yhteisötunnus. Vihkoon on yhdistettävä muutosilmoitukset.

Sääntöjen ennakkotarkastusta koskeva hakemus liitteineen ja ennakkotarkastuksesta annettu päätös säilytetään kaksi vuotta päätöksen antamisesta. Jos säätiö tämän ajan kuluessa tehdyn perusilmoituksen johdosta merkitään rekisteriin, mainitut asiakirjat liitetään 1 momentissa tarkoitettuun asiakirjavihkoon. Asiakirjavihkoon liitetään myös suoritettua sääntöjen muutoksen ennakkotarkastusta koskevat asiakirjat.

Rekisteriviranomaiselle toimitetuista tilinpäätösasiakirjoista, toiminta- ja tilintarkastuskertomuksista sekä säätiön valvontaa varten hankituista ja saaduista muista selvityksistä on muodostettava erillinen asiakirjavihko, johon merkitään säätiön yritys- ja yhteisötunnus.

Säätiön tilinpäätöksen tase-erittelyt ja muut salassa pidettävät tiedot on säilytettävä erillisessä asiakirjavihkossa, johon merkitään säätiön yritys- ja yhteisötunnus.

Säätiön perusilmoitukseen on liitettävä perustamiskirja alkuperäisenä tai viran puolesta oikeaksi todistettuna jäljennöksenä, selvitys siitä että testamentti on saanut lainvoiman sekä säätiölain 13 luvun 4 §:n 1 momentissa tarkoitettu hallituksen jäsenten ja toimitusjohtajan vakuutus ja 13 luvun 5 §:n 1 momentissa tarkoitettu tilintarkastajan lausunto. Tarvittaessa ilmoitukseen on liitettävä selvitys säätiön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenten, mainittujen toimielinten varajäsenen ja puheenjohtajan, säätiön toimitusjohtajan ja toimitusjohtajan sijaisen sekä säätiön tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valinnasta sekä selvitys edustamisoikeuden antamisesta.

Haettaessa poikkeusta säätiölain 3 luvun 10 §:n 3 momentissa tai 17 §:n 3 momentissa tarkoitetusta vaatimuksesta on hakemuksessa ilmoitettava sen perusteena olevat seikat. Jos hakemus koskee tiettyä henkilöä, on hakemuksessa ilmoitettava henkilön henkilötiedot.

Jos rekisteriviranomainen on antanut säätiölain 3 luvun 10 §:n 3 momentissa tai 17 §:n 3 momentissa tarkoitetun luvan, ilmoitukseen on liitettävä selvitys luvan antamisesta.

Muutosilmoituksessa on selvästi mainittava säätiölain 13 luvun 6 §:n mukaan rekisteriin merkittävä asia, ja ilmoitukseen on liitettävä selvitys päätöksestä, johon muutos perustuu. Mitä edellä säädetään perusilmoitukseen oheistettavista liitteistä, koskee soveltuvin osin myös muutosilmoituksen liitteitä.

Sähköisessä ilmoitusmenettelyssä on tässä asetuksessa ilmoituksen liitteeksi oheistettavaksi säädetyn alkuperäisen asiakirjan asemesta liitettävä ilmoitukseen asiakirjasta skannattu kuva tai sähköisesti allekirjoitettu asiakirja.

Säätiölain sulautumista koskevissa säännöksissä tarkoitetut säätiöiden ilmoitukset rekisteriviranomaiselle on tehtävä vastaanottavan ja jokaisen sulautuvan säätiön yhteisellä ilmoituksella, jollei säätiölaissa toisin säädetä.

Jos sulautuminen sulautumissuunnitelman rekisteröinnin jälkeen raukeaa, on sulautuvan säätiön tehtävä tästä muutosilmoitus.

Sulautumisen yhteydessä vastaanottavaa säätiötä koskeva muutosilmoitus tai perustettavaa uutta säätiötä koskeva perusilmoitus on tehtävä samanaikaisesti sulautumisen täytäntöönpanosta tehtävän muutosilmoituksen kanssa.

Mitä 10 §:ssä säädetään muutosilmoituksesta ja siihen liitettävästä selvityksestä, koskee soveltuvin osin myös muita rekisteriviranomaiselle tehtäviä ilmoituksia.

Selvitystilaan asettamista koskevassa ilmoituksessa on mainittava selvitystä toimittamaan valittujen tai määrättyjen henkilöiden henkilötiedot.

Rekisteriin purkautuneeksi tai poistetuksi merkityn säätiön viimeisen hallituksen jäsenten ja toimitusjohtajan tai sen, jolle purkautuvan säätiön varat luovutetaan, on huolehdittava säätiön toimielinten kokousten pöytäkirjojen ja muiden päätösten säilyttämisestä ja ilmoitettava rekisteriviranomaiselle, kenelle säilyttäminen on uskottu. Pöytäkirjat ja päätökset on säilytettävä kymmenen vuoden ajan säätiön kokouksesta tai päätöksestä.

Rekisteriviranomaisella on sen lisäksi, mitä edellä säädetään, oikeus vaatia ilmoituksen antajalta muutakin tarpeellista selvitystä ilmoituksen lainmukaisuudesta tai ilmoitetun seikan oikeellisuudesta.

Rekisteriviranomainen antaa säädettyä maksua vastaan todistuksia ja otteita säätiörekisteristä sekä jäljennöksiä siihen liittyvistä hallussaan olevista asiakirjoista, lukuun ottamatta säätiölain 5 luvun 5 §:ssä ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:ssä tarkoitettuja salassa pidettäviä tietoja ja asiakirjoja. Jäljennöksiä rekisteriviranomaisen hallussa olevista säätiön asiakirjoista on pyydettäessä annettava sähköisessä muodossa. Mikäli asiakirjan toimittamisesta rekisteriviranomaiselle on kulunut kymmenen vuotta asiakirjan jäljennöksen saamista koskevan pyynnön esittämiseen mennessä, jäljennöstä ei kuitenkaan tarvitse antaa sähköisessä muodossa.

Rekisteriviranomainen voi luovuttaa tietoja säätiörekisteriin tehdyistä merkinnöistä ja siihen kuuluvista hallussaan olevista asiakirjoista myös kirjallisena poimintana, teknisen käyttöyhteyden avulla tai muussa koneellisesti käsiteltävässä muodossa.

Säätiörekisteristä annettava automaattisen tietojenkäsittelyn avulla valmistettu asiakirja voidaan allekirjoittaa koneellisesti. Tästä on oltava maininta asiakirjassa.

Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä joulukuuta 2015.