I denna arbetsordning, som ges i form av kommunikationsministeriets förordning, föreskrivs, utöver vad som föreskrivs i statsrådets förordning om kommunikationsministeriet (405/2003), om kommunikationsministeriets avdelningar och enheter samt deras uppgifter, om samarbetet mellan dem och om den övriga uppläggningen av verksamheten, om styrningen inom ministeriets förvaltningsområde, om ledningen av ministeriet och ledningsgrupper, om de ledande tjänstemännens uppgifter, om placeringen av personalen samt om beredningen och avgörandet av ärenden vid ministeriet.

Ministeriet utfärdar en ekonomistadga samt ett reglemente för intern revision så som särskilt bestäms om dem.

De avdelningar och andra verksamhetsenheter vid ministeriet som avses i 3 § i statsrådets förordning om kommunikationsministeriet är allmänna avdelningen, trafikpolitiska avdelningen, kommunikationspolitiska avdelningen och ministeriets information. Vad som nedan bestäms om en avdelning gäller i tillämpliga delar även ministeriets information.

Controllerfunktionen är oberoende av avdelningarna och direkt underställd kanslichefen.

Om kanslichefens uppgifter bestäms i reglementet för statsrådet (262/2003).

Chef för en avdelning är en avdelningschef. Chef för ministeriets information är informationsdirektören, chef för ekonomienheten är ekonomidirektören och chef för förvaltningsenheten är förvaltningsdirektören. Enhetscheferna förordnas av ministern.

Inom kommunikationsministeriets förvaltningsområde tillämpas resultatorienterad styrning mellan ministeriet och ämbetsverken och inrättningarna inom förvaltningsområdet och resultatorienterad ledning vid ministeriet.

Ministern leder verksamheten inom förvaltningsområdet och vid ministeriet och biträds av ministeriets ledningsgrupp och andra nödvändiga beredningsorgan. Om de ärenden som hör till ministeriets ansvarsområde handläggs av fler än en minister, leds verksamheten vid ministeriet av respektive minister. Ministern biträds av en ledningsgrupp.

I fråga om ministeriets styrning och ledning samt sätt att verka genomförs ministeriets värderingar och gemensamt överenskomna verksamhetslinjer.

I förvaltningsområdets ledningsgrupp behandlas planeringen av hela förvaltningsområdets verksamhet och ekonomi, förvaltningsområdets strategiska frågor och lagstiftningsplaner, samordnas verksamheten inom förvaltningsområdets ämbetsverk och inrättningar och behandlas förvaltningsområdets arbetsgivarpolitik, ledning och andra ärenden som gäller hela förvaltningsområdet.

Ordförande för förvaltningsområdets ledningsgrupp är kanslichefen. Övriga medlemmar är ministeriets avdelningschefer och informationsdirektören samt generaldirektörerna vid Trafikverket, Trafiksäkerhetsverket, Kommunikationsverket och Meteorologiska institutet. Förvaltningsområdets ledningsgrupp kan sammanträda i sådan begränsad sammansättning som ordföranden bestämt för att behandla ärenden som gäller styrningen av ett visst ansvarsområde eller ämbetsverk eller en viss inrättning.

För handläggningen av vittsyftande eller i övrigt viktiga frågor som gäller ministeriet och dess förvaltningsområde finns en ledningsgrupp där trafikministern är ordförande och bostads- och kommunikationsministern vice ordförande samt kanslichefen, avdelningscheferna och informationsdirektören övriga medlemmar. Trafikministerns och bostads- och kommunikationsministerns respective specialmedarbetare har rätt att närvara vid ledningsgruppens möten.

Sekreterare för ministeriets ledningsgrupp är en tjänsteman som förordnas av kanslichefen.

För ledningsgruppsfrågor som hör till trafikministerns ansvarsområde finns trafikministerns ledningsgrupp där trafikministern är ordförande och kanslichefen, avdelningschefen vid trafikpolitiska avdelningen, avdelningschefen vid allmänna avdelningen och informationsdirektören övriga medlemmar. Trafikministerns specialmedarbetare har rätt att närvara vid ledningsgruppens möten.

Sekreterare för trafikministerns ledningsgrupp är en tjänsteman som förordnas av kanslichefen.

För ledningsgruppsfrågor som hör till bostads- och kommunikationsministerns ansvarsområde finns bostads- och kommunikationsministerns ledningsgrupp där bostads- och kommunikationsministern är ordförande och kanslichefen, avdelningschefen vid kommunikationspolitiska avdelningen, avdelningschefen vid allmänna avdelningen och informationsdirektören övriga medlemmar. Bostads- och kommunikationsministerns specialmedarbetare har rätt att närvara vid ledningsgruppens möten.

Sekreterare för bostads- och kommunikationsministerns ledningsgrupp är en tjänsteman som förordnas av kanslichefen.

För tjänstemannaberedningen av frågor som handläggs i ministeriets ledningsgrupper, frågor som i övrigt föredras för ministrarna och förvaltningsärenden som rör ministeriet finns en beredande ledningsgrupp. Ordförande för beredande ledningsgruppen är kanslichefen och övriga medlemmar avdelningscheferna och informationsdirektören.  Sekreterare är en tjänsteman som förordnas av kanslichefen.

Vidare svarar varje avdelning och enhet för de anslag som anvisats den och för användningen av anslagen så som bestäms särskilt i ministeriets ekonomistadga. Avdelningarna och enheterna svarar också för att de resultatmål som ställts upp för dem nås.

Kanslichefen bestämmer om placeringen av ministeriets tjänster samt den visstidsanställda personalen och personalen i arbetsavtalsförhållande vid avdelningarna och enheterna utanför avdelningarna.

Avdelningscheferna bestämmer om placeringen av avdelningens tjänster vid enheterna och utfärdar närmare bestämmelser om arbetsfördelningen och uppgifterna för avdelningens tjänstemän.

Ekonomienheten stöder och biträder ministeriets ledning och avdelningarna i ärenden som gäller den långsiktiga planeringen inom förvaltningsområdet, verksamhets- och ekonomiplanen, budgeten och den resultatorienterade styrningen samt uppföljningen av dessa. Ekonomienheten handlägger förvaltningsområdets och ministeriets planerings- och uppföljningsdokument. Ekonomienheten bereder anvisningar och sammanställer dokument utgående från avdelningarnas och enheternas framställningar. Ekonomienheten sköter även övrig administration av finansieringen.

Förvaltningsenheten stöder och biträder ministeriets ledning och avdelningarna i förvaltnings- och personalärenden.

Utvecklingsenheten stöder och biträder ministeriet i styrning och utveckling av förvaltningens strukturer och affärsverksamheten, det internationella samarbetet, forskningsfrågor och förvaltning av datainfrastrukturen samt tillhandahåller sekreterartjänster för ministeriets ledning.

Enheten för styrning av trafikförvaltningen stöder och biträder avdelningen då det gäller att utveckla verksamheten inom trafikförvaltningen och i EU-samarbetet och annat internationellt samarbete.

Till avdelningens gemensamma uppgifter hör långsiktig planering av kommunikationspolitiken, verksamhets- och ekonomiplanering, uppgörande av budgetförslag, beredning av resultatmål, samordning av EU-ärenden och internationella ärenden, samordning av forsknings- och utvecklingsprojekt inom avdelningen samt resultatorienterad styrning av Kommunikationsverket.

Ministeriets information är en enhet som lyder direkt under kanslichefen och som stöder och biträder ministeriets ledning i ministeriets informationsverksamhet och kontakten med intressentgrupper. Ministeriets information planerar, genomför och utvecklar ministeriets övergripande information.

För controllerfunktionens uppgifter gäller vad som nedan bestäms om controller och intern revisor för trafik- och kommunikationsförvaltningen.

För informationsdirektörens uppgifter gäller i tillämpliga delar det som i denna arbetsordning bestäms om avdelningschefens uppgifter.

Den interna revisorn svarar för uppgifter inom intern revision. Om ministeriets interna revision bestäms i reglementet för intern revision.

Den interna revisorn rapporterar till trafik- och kommunikationsförvaltningens controller.

Trots den fastställda arbetsfördelningen är varje tjänsteman skyldig att utföra de uppgifter som ministern eller kanslichefen eller respektive avdelningschef eller enhetschef förordnar.

Om det är oklart eller en tolkningsfråga vilken avdelning som ska handlägga ett ärende, avgörs frågan av kanslichefen. På motsvarande sätt är det avdelningschefen eller respektive enhetschef som avgör vem vid avdelningen eller enheten som ska handlägga ärendet.

Föredragningslistan för föredragning för republikens president, statsrådets allmänna sammanträde eller statsrådets finansutskott får inte delas ut förrän ministern godkänt att ärendet tas upp till föredragning, om inte ministern har godkänt något annat förfaringssätt.

Innan ett ärende föredras för ministern eller kanslichefen för avgörande eller föredragningslistan delas ut, ska den föredragande lämna handlingarna samt ett förslag till beslut, ett brev eller föredragningslistan till den enhetschef som är tjänstemannens närmaste chef och avdelningschefen för godkännande.

När ärendet avgörs av avdelningschefen, ska motsvarande förfarande iakttas med avseende på enhetschefen. Avdelningschefen och enhetschefen kan av särskilda skäl bestämma att vissa ärenden kan föredras eller tas upp på en föredragningslista utan att de får handlingarna till påseende eller en redogörelse om ärendet i fråga.

Ett förslag till svar på ett skriftligt spörsmål ska föredras för ministern senast fem dagar innan tidsfristen löper ut. Ett förslag till svar ska innan det läggs fram för ministern lämnas till kanslichefen, avdelningschefen och enhetschefen för påseende.

Om en tjänsteman vid ministeriet i egenskap av sakkunnig kallas till ett riksdagsutskott för att bli hörd, ska tjänstemannen på förhand underrätta ministern, kanslichefen, avdelningschefen, enhetschefen och ministerns specialmedarbetare om saken.

Om utfrågningen ska utarbetas en rapport som lämnas till ministern, kanslichefen, avdelningschefen, enhetschefen och ministerns specialmedarbetare.

Kanslichefen och avdelningschefen, till den del det gäller ärenden som hör till hans eller hennes avdelning, ska underrättas om de viktiga ärenden som är aktuella eller under arbete.

Vad som ovan bestäms om kanslichefen och avdelningschefen gäller i tillämpliga delar även enhetschefen.

Vid beredningen av ett ärende som även berör ansvarsområdet för någon annan avdelning eller enhet än den beredande avdelningen eller enheten ska ärendet i god tid diskuteras med behöriga tjänstemän vid den avdelning eller enhet som berörs.

När beredningen gäller ärenden som berör flera avdelningar ska förslagen till avgörande eller andra motsvarande riktlinjer för tjänstemannaberedningen behandlas i beredande ledningsgruppen.

De viktigaste besluten och utlåtandena i ärenden som enheten har handlagt ska sändas till de andra berörda enheterna för kännedom.

Om sådana möten, förhandlingar och andra motsvarande beredningsfaser vid vilka beslut fattas och avgöranden i fråga om åtgärder träffas, eller som är funktionellt betydande eller som har informationsvärde inom ministeriet skrivs enligt behov en besluts- eller förhandlingspromemoria.

Ministeriet tillämpar öppenhet och växelverkan i sin verksamhet.

I fråga om ministeriets information följs ministeriets informationsanvisning. Ministeriets information samt avdelningarna och enheterna har ett nära samarbete i frågor som gäller den interna och externa informationen. Av ministeriets informationsanvisningar framgår uppgifterna och arbetsfördelningen för ministeriets ledning, tjänstemännen och ministeriets information i offentliggörandet av ärenden.

Var och en som arbetar vid ministeriet är skyldig att följa god informationshantering och svarar för de handlingar och den information som han eller hon hanterar i enlighet med offentlighetslagen och de anvisningar som gäller hantering av ministeriets handlingar. Ministeriets avdelningar och enheter har ett nära samarbete i frågor som gäller dokumentförvaltning samt hantering av handlingar och handlingars offentlighet.

Ministern avgör de ärenden som ska avgöras vid ministeriet, om inte beslutanderätten har delegerats till ministeriets tjänstemän. Utlåtanden och förklaringar som ska lämnas till andra myndigheter föredras för ministern, om inte något annat bestäms särskilt nedan. Utlåtanden som gäller revidering eller ändring av lagstiftning föredras dock alltid för ministern.

Kanslichefen, avdelningscheferna, informationsdirektören och andra tjänstemän avgör andra än samhälleligt eller ekonomiskt betydelsefulla ärenden i vilka beslut ska fattas vid ministeriet i enlighet med vad som bestäms nedan i 48—54 §.

Ministern avgör ett ärende som en tjänsteman annars skulle få avgöra, om ärendet är samhälleligt eller ekonomiskt betydelsefullt eller om ett utlåtande om ärendet ska inhämtas av statsrådets finansutskott.

Är det oklart eller en tolkningsfråga om ärendet ska anses vara samhälleligt eller ekonomiskt så betydelsefullt att det ska avgöras av ministern, beslutar ministern om han eller hon anser ärendet vara sådant.

I fråga om ett ärende som tjänstemannen har rätt att avgöra och som föredras för ministern därför att det ska anses vara samhälleligt eller ekonomiskt betydelsefullt ska föredraganden, innan ärendet föredras för ministern, rådgöra med den tjänsteman som har rätt att avgöra ärendet samt med den avdelningschef eller den chef för en enhet utanför avdelningarna som är tjänstemannens närmaste chef.

Avdelningschefen avgör ett sådant ärende som en tjänsteman skulle få avgöra enligt denna arbetsordning, om ärendet med tanke på avdelningens verksamhet eller annars är betydelsefullt.

Om ministerns och vissa tjänstemäns rätt att förbehålla sig beslutanderätten i ärenden som en tjänsteman annars skulle få avgöra bestäms i 7 § 2 mom. i statsrådets förordning om kommunikationsministeriet.

Om kanslichefen eller avdelningschefen förbehåller sig rätten att avgöra ett ärende som ska avgöras av en underlydande tjänsteman ska tjänstemannen alltid underrättas om detta.

Tjänstledighet som en tjänsteman har rätt till med stöd av lag eller tjänstekollektivavtal samt motsvarande befrielse för personal i arbetsavtalsförhållande beviljas av förvaltningsdirektören eller av en tjänsteman som kanslichefen förordnat.

Ministern utfärdar förordnanden om tjänsteresor för sin specialmedarbetare och kanslichefen. Kanslichefen utfärdar förordnanden om tjänsteresor för avdelningscheferna samt informationsdirektören.

Avdelningschefen utfärdar förordnanden om tjänsteresor för enhetscheferna. Förordnanden om tjänsteresor för tjänstemän inom ministeriets information utfärdas av informationsdirektören. För andra tjänstemän utfärdas förordnanden om tjänsteresor av enhetschefen.

Ekonomidirektören eller en tjänsteman som kanslichefen förordnat avgör ärenden som hör till verkställigheten av statsbudgeten och den övriga ekonomiförvaltningen och som gäller den detaljerade indelningen av budgeten och ändringar i indelningen.

Ministern fastställer kanslichefens semester.

Kanslichefen fastställer semesterordningen och semestrarna för avdelningscheferna, informationsdirektören och controllern för trafik- och kommunikationsförvaltningen.

Semesterordningen för enhetscheferna och övriga tjänstemän fastställs av respektive avdelningschef. Semestrarna för enhetscheferna fastställs av respektive avdelningschef och för övriga tjänstemän av respektive enhetschef eller annan motsvarande chef.

Kanslichefen förordnar ministeriets företrädare i en kommitté, kommission eller annat beredningsorgan utanför ministeriet. Om ett ärende anses vara samhälleligt eller ekonomiskt betydelsefullt enligt 45 § ovan är det dock ministern som utfärdar förordnandet.

En tjänsteman vid ministeriet som utses till ordförande eller medlem i ett beredningsorgan ska representera ministeriet. Tjänstemannen ska lämna uppgifter om kommitténs eller kommissionens arbete och de ståndpunktspreciseringar som framkommer där till enhetschefen och avdelningschefen, och om dessa anser att ärendet är samhälleligt eller ekonomiskt betydelsefullt ur kommunikationsministeriets synvinkel enligt vad som avses i 45 § ovan, även till ministern och kanslichefen.

Om de ärenden som handläggs av beredningsorganet också berör eller tangerar ansvarsområdet för en annan avdelning än tjänstemannens egen avdelning, ska tjänstemannen även ha kontakt med den avdelningen.

Om det i ett beredningsorgan finns två eller fler representanter från kommunikationsministeriet, ska de eftersträva enhällighet i sina ståndpunktspreciseringar. Vid eventuella meningsskiljaktigheter ska de försöka nå enighet genom att vid behov rådgöra med avdelningschefen eller kanslichefen.

Kanslichefen svarar för ministeriets och förvaltningsområdets beredskap för störningar.

Beredskapschefen biträder kanslichefen och avdelningarna när det gäller att omsätta beredskapen i praktiken och deltar i beredskapssamarbetet inom statsrådet i enlighet med säkerhetsstrategin för samhället. Ministeriets beredskapschef förordnas av kanslichefen.

Avdelningarna svarar för beredskapen inom respektive ansvarsområde. Chefen för säkerhetsenheten deltar i avdelningarnas ledningsgrupper när de behandlar beredskapsärenden.

När kanslichefen har förhinder är en av ministern förordnad avdelningschef eller annan av statsrådet utnämnd tjänsteman ställföreträdare för kanslichefen. Ställföreträdare för en avdelningschef är en tjänsteman som förordnas av kanslichefen. Ställföreträdare för en chef för en enhet inom avdelningen förordnas av avdelningschefen.

Föredragande vid kommunikationsministeriet är utöver de tjänstemän som är föredragande vid statsrådet överinspektörer, specialsakkunniga, specialforskare och planerare, tjänstemän med motsvarande tjänsteställning samt övriga tjänstemän som ministeriet förordnat till föredragande.