I enlighet med 7 § i lagen om statsrådet (175/2003) indelas ett ministerium i avdelningar och vid behov i andra verksamhetsenheter för att ministeriets uppgifter ska kunna skötas ändamålsenligt.

I statsrådets förordning om utrikesministeriet (1171/2005) föreskrivs om ministeriets organisationsform och den allmänna organiseringen av verksamheten. Närmare bestämmelser utfärdas genom denna arbetsordning.

Med verksamhetsenheter avses i ministeriets organisation avdelningar och enheter samt de tjänster som preciseras i arbetsordningen.

Avdelningarna, rättstjänsten, allmänhetstjänsterna och de administrativa tjänsterna har egna arbetsordningar med bestämmelser om uppgifter och arbetsfördelning och vid behov med närmare bestämmelser om verksamheten. Även verksamhetsenheter som inte hör till avdelningarna eller de nämnda tjänsterna kan ha egen arbetsordning. I en arbetsordning kan det ingå bestämmelser om att en enhet med stor personal ska indelas i grupper.

Avdelningschefen eller, utanför uppdelningen på avdelningar, chefen för en verksamhetsenhet fastställer arbetsordningen, beslutar vid behov om hur personalen ska fördelas på grupper och gör framställningar om chefsförordnanden för grupperna. Till uppgiften som chef för en grupp förordnas genom beslut om förordnande till uppgift.

Statssekreteraren som är kanslichef svarar för den interna kontrollen inom utrikesförvaltningen och för hur den ska ske.

Den interna kontrollen i ministeriet och på beskickningarna genomförs i första hand genom verksamhetsformer och arbetsarrangemang som säkerställer att målen för den interna kontrollen förverkligas samt genom integrerade åtgärder avseende ledning, styrning, uppföljning och rapportering i samtliga verksamhetsenheter inom utrikesförvaltningen. Ministeriets avdelningar och enheter samt beskickningarna svarar inom sina respektive ansvarsområden och uppgifter för de åtgärder som den interna kontrollen förutsätter, på det sätt som är föreskrivet om uppgifter och ansvar i statsrådets förordning om utrikesförvaltningen (256/2000), nedan utrikesförvaltningsförordningen, och i denna arbetsordning. Mer detaljerade bestämmelser som behövs om förfarandet för att säkerställa att målen för den interna kontrollen uppnås tas in i ministeriets interna föreskrifter och anvisningar.

Uppgifterna inom den interna kontrollen och ansvaret för att de sköts på lämpligt sätt kommer an på utrikesförvaltningens olika verksamhetsenheter och tjänstemän i enlighet med uppgifts- och ansvarfördelningen i utrikesförvaltningsförordningen och denna arbetsordning.

Vid ministeriet finns en funktionellt sett oberoende enhet för intern revision och utvärdering för att säkerställa att den interna kontrollen är relevant och tillräcklig och för andra revisions- och utvärderingsuppdrag som ledningen bestämmer.

Enheten lyder under statssekreteraren som är kanslichef. Understatssekreteraren som ansvarar för utvecklingssamarbetet biträder statssekreteraren i ärenden som gäller revision och utvärdering av utvecklingssamarbetet.

Enheten är uppdelad på två delområden, så att den i ärenden som gäller utvecklingssamarbete rapporterar till respektive understatssekreterare och i andra ärenden direkt till statssekreteraren som är kanslichef. Närmare bestämmelser om den interna revisionen finns i reglementet för intern kontroll som avses i förordningen om statsbudgeten (12343/1992), nedan budgetförordningen.

I utrikesministeriets ekonomistadga bestäms närmare på det sätt som anges i budgetförordningen om detaljerna för verksamhets- och ekonomiplaneringen på förvaltningsområdet, förfarandet för verkställigheten av statsbudgeten och resultat- och bokslutsrapporteringen samt om skötseln av utrikesförvaltningens ekonomiförvaltning och därtill hörande intern kontroll.

Personalen kan påverka det beslutsfattande som har betydelse för arbetet och arbetsförhållandena och gäller ämbetsverkets verksamhet så som bestäms i lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar (651/1988) och som avtalas med stöd av samarbetsavtal.

I intern kommunikation iakttas öppenhet och ansvar. Ministerieledningens kommunikation är regelbunden, öppen och interaktiv. Ledningsgrupperna och verksamhetsenheterna informerar aktivt om aktuella ärenden.

Inom ministeriet tillämpas resultatorienterad ledning. Mellan ministeriet och beskickningarna tillämpas resultatstyrning.

Ministern leder ministeriet biträdd av ministeriets ledningsgrupper. Statssekreteraren som är kanslichef har ansvaret för den resultatorienterade ledning av ministeriet, styr avdelningscheferna och cheferna för sina direkt underlydande enheter och ställer upp resultatmål för dem. Den understatssekreterare som har ansvar för rättstjänsten, allmänhetstjänsterna, protokolltjänsterna, de administrativa tjänsterna och ekonomienheten lyder under statssekreteraren som kanslichef och styr cheferna för de nämnda verksamhetsenheterna och ställer upp resultatmål för dem. Cheferna för verksamhetsenheterna styr cheferna för sina underlydande enheter och ställer upp resultatmål för dem.

Verksamhetsenheterna har ansvar för att resultatmålen på uppgiftsområdet uppnås och för identifiering av och uppsikt över omständigheter som kan inverka på detta.

Avdelningarna och de övriga verksamhetsenheterna svarar för att ministeriets strategier genomförs, arbetet leder till resultat och för den interna kontrollen. I ledningen av ministeriet och styrningen av beskickningarna betonas resultatet och resultatansvaret.

Statssekreteraren som är kanslichef leder resultatstyrningen av beskickningarna. Avdelningarna och de övriga verksamhetsenheterna har hand om beskickningarnas resultatstyrning inom sina respektive verksamhetsområden. Ekonomienheten lägger upp resultatstyrningen.

Ministeriets ledningsgrupp ska förberedelsevis behandla strategiskt viktiga frågor som gäller verksamheten och ekonomin inom förvaltningsområdet samt andra frågor som ordföranden eller vice ordföranden tar upp till behandling. Ministeriets ledningsgrupp består av utrikesministern och de övriga ministrarna inom förvaltningsområdet, statssekreterarna, statssekreteraren som kanslichef och understatssekreterarna.

I tjänstemannasammansättning består ministeriets ledningsgrupp av gruppens tjänstemannamedlemmar. I denna sammansättning ska ledningsgruppen behandla och samordna ärenden som hör till uppgifterna för statssekreteraren som är kanslichef och för understatssekreterarna.

Ordförande för ministeriets ledningsgrupp är utrikesministern, vice ordförande de övriga ministrarna inom förvaltningsområdet och sekreterare en tjänsteman som statssekreteraren som är kanslichef förordnar. Om ministrarna har förhinder är en statssekreterare ordförande för ledningsgruppen. Ordförande för tjänstemannasammansättningen är statssekreteraren som är kanslichef och vice ordförande den understatssekreterare som ansvarar för tjänsterna utanför uppdelningen på avdelningar. Gruppen sammanträder på kallelse av en minister eller av statssekreteraren som är kanslichef eller på något annat sätt som gruppen bestämmer.

Ministeriets utvidgade ledningsgrupp deltar i behandlingen av principiellt viktiga frågor och frågor av stor bärvidd som gäller verksamheten inom förvaltningsområdet och behandlar förberedelsevis andra frågor som ordföranden eller vice ordföranden tar upp till behandling. Ledningsgruppen ska dessutom främja den interna informationsgången vid ministeriet.

Ledningsgruppen består av statssekreteraren som kanslichef, understatssekreterarna, avdelningscheferna, administrationsdirektören, rättschefen, chefen för allmänhetstjänster, protokollchefen, chefen för sekretariatet för nordiskt samarbete, inspektören inom utrikesförvaltningen, planerings- och forskningschefen, ekonomidirektören och datadirektören samt representanter som utses av personalorganisationerna. Statssekreterarna har rätt att delta i den utvidgade ledningsgruppens möten.

Ordförande för ledningsgruppen är statssekreteraren som kanslichef. Vice ordförande är understatssekreterarna i den ordning som statssekreteraren som är kanslichef bestämmer och sekreterare är en tjänsteman som statssekreteraren som är kanslichef förordnar. Ledningsgruppen sammanträder på kallelse av statssekreteraren som är kanslichef eller på något annat sätt som ledningsgruppen bestämmer.

Dessutom kan nyckelgruppen ta ärenden till behandling som gäller andra tjänsteutnämningar och förordnanden som är av personalpolitisk betydelse.

Nyckelgruppen består av statssekreteraren som kanslichef och understatssekreterarna. Administrationsdirektören och personaldirektören har rätt att närvara vid nyckelgruppens möten.

Ordförande för nyckelgruppen är statssekreteraren som kanslichef, vice ordförande den understatssekreterare som ansvarar för de administrativa tjänsterna och sekreterare en tjänsteman som statssekreteraren som är kanslichef förordnar. Nyckelgruppen sammankallas på det sätt som ordföranden bestämmer

Vid ledningen av en avdelning biträds avdelningschefen av en ledningsgrupp som förberedelsevis behandlar de viktigaste ärendena som hänför sig till avdelningens verksamhet och andra ärenden som avdelningschefen bestämmer. Rättstjänsten, allmänhetstjänsterna och de administrativa tjänsterna har motsvarande ledningsgrupper. Också andra verksamhetsenheter än de nämnda kan ha en ledningsgrupp.

Ordförande för ledningsgruppen är chefen för en avdelning, för tjänster eller för en enhet. Chefen förordnar vice ordföranden, de övriga medlemmarna och sekreteraren, liksom eventuella andra tjänstemän som kallas till ledningsgruppens möten. Ledningsgruppen sammankallas på det sätt som ordföranden bestämmer.

Utvecklingspolitiska styrgruppen behandlar förberedelsevis omfattande och principiella helheter som hänför sig till utvecklingspolitiken och utvecklingssamarbetet.

Ordförande för styrgruppen är chefen för utvecklingspolitiska avdelningen och vice ordförande biträdande avdelningschefen vid utvecklingspolitiska avdelningen. Övriga medlemmar är cheferna för Europaavdelningen, östavdelningen, avdelningen för Amerika och Asien samt avdelningen för Afrika och Mellanöstern och ersättare är ställföreträdarna för dessa. Företrädare för handelspolitiska avdelningen och politiska avdelningen samt för informations- och kulturavdelningen har rätt att delta i styrgruppens möten. Styrgruppens sekreterare är en tjänsteman som förordnas av ordföranden. Styrgruppen sammanträder på kallelse av ordföranden eller på något annat sätt som gruppen bestämmer.

Innan ett finansieringsförslag läggs fram ska utvecklingssamarbetets kvalitetsgrupp behandla planer som gäller projekt och program för utvecklingssamarbetet och andra åtgärder som förbereds för finansiering. Syftet med kvalitetsgruppen är att säkerställa att åtgärderna är i linje med den utvecklingspolitik som regeringen fastställt. Kvalitetsgruppen förordar planerna eller kommenterar dem på annat sätt.

Utvecklingspolitiska avdelningens biträdande avdelningschef är ordförande för kvalitetsgruppen och medlemmar är företrädare som utses av avdelningen för Afrika och Mellanöstern, avdelningen för Amerika och Asien, Europaavdelningen och östavdelningen, tre företrädare för utvecklingspolitiska avdelningen samt företrädare för övriga avdelningar som kvalitetsgruppen anser vara befogat till följd av frågans natur. Sekreterare för kvalitetsgruppen är en tjänsteman som förordnas av ordföranden. Kvalitetsgruppen sammanträder på kallelse av ordföranden eller på annat sätt som gruppen beslutar.

Vid ministeriet finns en beredskapsgrupp som behandlar de planer och åtgärder inom förvaltningsområdet som gäller beredskap inför krissituationer och undantagsförhållanden.

Ordförande för beredskapsgruppen och beredskapschef vid utrikesförvaltningen är statssekreteraren som kanslichef eller någon annan tjänsteman som har förordnats att sköta uppgiften. Sekreterare för beredskapsgruppen är säkerhetschefen.

Beredskapsgruppens närmare uppgifter, sammansättning och vice ordförande, som är ställföreträdande beredskapschef, bestäms i det beslut genom vilket gruppen tillsätts.

Ministeriet har en skyddschef för befolkningsskydd och räddningsverksamhet. Skyddschef är säkerhetschefen eller någon annan tjänsteman som förordnas av statssekreteraren som är kanslichef. Skyddschefen ska förbereda och verkställa ministeriets uppgifter inom befolkningsskyddet och räddningsverksamheten. Ställföreträdare för skyddschefen och biträdande skyddschef är en tjänsteman som förordnas av statssekreteraren som är kanslichef.

Ministeriets räddningsorganisation och räddningsåtgärder fastställs i ministeriets räddningsplan som fastställs av statssekreteraren som kanslichef. Alla tjänstemän är skyldiga att sköta de uppgifter som i räddningsplanen eventuellt åläggs dem.

Ministrarnas specialmedarbetare biträder ministrarna och utför de uppgifter som ministrarna uppdrar åt dem. Specialmedarbetare är inte föredragande vid ministeriet. De ska på begäran ges den information de behöver för att kunna utföra sina uppgifter.

Ministrarnas specialmedarbetare har rätt att delta i ministerieledningsgruppens och den utvidgade ledningsgruppens såväl som i andra planeringsorgans och beredande organs möten.

I enlighet med statsrådets förordning om utrikesministeriet (1171/2005) finns det vid ministeriet en politisk avdelning, en handelspolitisk avdelning, en utvecklingspolitisk avdelning, en Europaavdelning, en östavdelning, en avdelning för Amerika och Asien, en avdelning för Afrika och Mellanöstern samt en informations- och kulturavdelning. Utanför indelningen i avdelningar finns det dessutom en rättstjänst, allmänhetstjänster, protokolltjänster, administrativa tjänster, en ekonomienhet, en enhet för intern revision och utvärdering samt en enhet för planering och forskning.

Vid den politiska avdelningen finns också sekretariatet för OSSE-ordförandeskapet, vars chef föredrar de ärenden som hör till enhetens ansvarsområde direkt för utrikesministern. Chefen för sekretariatet för OSSE-ordförandeskapet hör till ministeriets utvidgade ledningsgrupp som nämns i 10 § och har i tillämpliga delar samma uppgifter som avdelningscheferna.

Som en del av enheten för Nordeuropa finns ett sekretariat för nordiskt samarbete, vars chef föredrar ärendena som hör till sekretariatets ansvarsområde direkt för ministern för nordiskt samarbete.

Till den politiska avdelningen hör ministeriets interna samordning av viktigare utrikes- och säkerhetspolitiska frågor, till handelspolitiska avdelningen den interna samordningen av viktigare handelspolitiska frågor och till utvecklingspolitiska avdelningen samordningen av viktigare utvecklingspolitiska frågor.

Till Europaavdelningens geografiska region hör Albanien, Andorra, Belgien, Bosnien och Hercegovina, Bulgarien, Cypern, Danmark, Estland, Frankrike, Grekland, Heliga Stolen, Irland, Island, Italien, Kosovo, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Makedonien (FYROM), Malta, Monaco, Montenegro, Nederländerna, Norge, Polen, Portugal, Rumänien, San Marino, Schweiz, Serbien, Slovakien, Slovenien, Spanien, Storbritannien, Sverige, Tjeckien, Turkiet, Tyskland, Ungern och Österrike.

Till Östavdelningen geografiska region hör Ryssland samt Armenien, Azerbajdzjan, Georgien, Kazakstan, Kirgizistan, Moldavien, Mongoliet, Tadzjikistan, Turkmenistan, Ukraina, Uzbekistan och Vitryssland.

Till den geografiska regionen för avdelningen för Amerika och Asien hör Förenta staterna och Kanada, Argentina, Brasilien, Chile, Mexiko, Nicaragua, Peru och Venezuela samt de övriga länderna i Latinamerika och Karibien samt Afghanistan, Demokratiska folkrepubliken Korea, Filippinerna, Indonesien, Indien, Japan, Kina, Malaysia, Nepal, Pakistan, Republiken Korea, Singapore, Thailand, Vietnam och de övriga länderna i Asien samt Australien, Nya Zeeland och det övriga Oceanien.

Till den geografiska regionen för avdelningen för Afrika och Mellanöstern hör Afrika, Mellanöstern och länderna vid Persiska viken.

I denna paragraf föreskrivs om de huvudsakliga uppgifterna för de enheter som har ansvaret för administrativa tjänster. Närmare uppgifter och arbetsfördelning bestäms i arbetsordningen för de administrativa tjänsterna.

Till enheten för personalärenden hör personalförvaltning och personalutveckling, arbetarskydd och arbetshälsa, allmän förvaltning, samordning av ändringar i beskickningsnätverket samt honorärkonsulära ärenden.

Till enheten för fastighetsförvaltning hör fastighets- och lokalförvaltning.

Till enheten för dataförvaltning hör informationsteknik, datakommunikation, informationsförvaltning, dokumenthantering och biblioteket.

Till enheten för kontorstjänster hör kontorstjänster och materialförvaltning.

Till enheten för säkerhet hör säkerhetsärenden och nationella säkerhetsmyndigheten (NSA).

I denna arbetsordning avses med statssekreteraren som kanslichef den statssekreterare som är kanslichef. Bestämmelser om kanslichefens uppgifter finns i 45 § i reglementet för statsrådet och i 63 § i budgetförordningen.

I denna arbetsordning avses med statssekreterare en statssekreterare som utsetts för en ministers mandatperiod. Statssekreterarens uppgifter fastställs i 44 § 2 mom. i reglementet för statsrådet.

En minister kan ge ett permanent förordnande om uppgifterna för statssekreteraren som biträder och företräder ministern. I detta förordnande fastställs statssekreterarens uppgifter närmare.

Statssekreteraren ska hållas informerad om de frågor som är under beredning i ministeriet och som hör till verksamhetsområdet för den minister för vars mandatperiod statssekreteraren har utsetts.

Statssekreteraren ska hålla ministeriets tjänstemannaledning underrättad om hur frågorna inom sekreterarens befogenheter framskrider.

Biträdande avdelningschefen kan därtill förordnas att samtidigt vara chef för en enhet som hör till avdelningen.

De administrativa tjänsterna leds av administrationsdirektören, rättstjänsten av rättschefen, allmänhetstjänsterna av chefen för allmänhetstjänster och protokolltjänsterna av protokollchefen. Cheferna med dessa ledningsuppdrag har i tillämpliga delar samma uppgifter och samma beslutanderätt som avdelningscheferna.

En enhet leds av enhetschefen om inte annat har föreskrivits. Chefer för respektive enhet är också ekonomidirektören, personaldirektören, fastighetsdirektören och datadirektören.

Enheten för intern granskning och utvärdering leds av inspektören inom utrikesförvaltningen som i tillämpliga delar har samma uppgifter som avdelningscheferna.

Enheten för planering och forskning leds av planerings- och forskningschefen som i tillämpliga delar har samma uppgifter som enhetscheferna.

En ambulerande ambassadör sköter i de länder som hör till verksamhetsområdet i tillämpliga delar de uppgifter som hör till en ambassad.

En ambulerande ambassadör verkar i ministeriet och är placerad i den enhet till vars region ambassadörens verksamhetsområde hör.

För beredningen av de ärenden som ska behandlas svarar den verksamhetsenhet till vars uppgifter ärendet hör. Om ett ärende hör till flera än en avdelning eller annan verksamhetsenhet, svarar den verksamhetsenhet till vars uppgifter ärendet huvudsakligen hör för beredningen. Då ska samråd hållas med de övriga verksamhetsenheterna eller utlåtande begäras av dem.

Ministern eller statssekreteraren som kanslichef kan med avsteg från den fastställda arbetsfördelningen bestämma om beredningen av ett ärende. På motsvarande sätt kan understatssekreterarna, avdelningscheferna och tjänstemännen som leder specificerade tjänster bestämma om avsteg från arbetsfördelningen för ärenden som ska behandlas inom deras ansvarsområden.

Oberoende av den fastställda arbetsfördelningen är varje tjänsteman dessutom skyldig att utföra de uppgifter som chefen för en verksamhetsenhet eller en minister som är i förmansställning i förhållande till tjänstemannen med avsteg från den fastställda arbetsfördelningen i enskilda fall förordnar.

I enlighet med 25 § i lagen om statsrådet avgörs ärendena i ministeriet på föredragning, om inte något annat av särskilda skäl föreskrivs genom förordning av statsrådet. Bestämmelser om avgörande utan föredragning finns i 38 § i reglementet för statsrådet (262/2003) och i 7 § i statsrådets förordning om utrikesministeriet.

Bestämmelser om föredragande vid statsrådet finns i 21 § i lagen om statsrådet (175/2003).

Ärenden som ska avgöras vid ministeriet föredras av föredragande vid statsrådet samt av utrikessekreterare, juridisk rådgivare, lagstiftningssekreterare, säkerhetschef, dataförvaltningschef, överinspektör, inspektör, ekonomichef, ekonomiplanerare, redovisningschef, kamrer, revisor och de andra tjänstemän som ministeriet förordnar till föredragande.

Vid föredragning för republikens president, statsrådets allmänna sammanträde eller statsrådets finansutskott får föredragningslistan inte delas ut innan ministern godkänt ärendet för föredragning, om inte ministern har godkänt något annat förfaringssätt.

För projekt eller andra särskilda uppdrag kan det tillsättas arbetsgrupper och till medlemmar i dem kan anställda vid ministeriet förordnas oberoende av den fastställda arbetsfördelningen. Även utomstående kan kallas till medlemmar.

Statssekreteraren som kanslichef beslutar om tillsättande av arbetsgrupper. Chefen för respektive verksamhetsenhet beslutar dock om tillsättande av arbetsgrupper när uppgifterna huvudsakligen hänför sig till en viss avdelning eller till vissa tjänster. Också anställda vid en annan verksamhetsenhet kan med respektive förmans samtycke förordnas till en sådan arbetsgrupp.

I beslutet om tillsättande av en arbetsgrupp fastställs dess uppgifter och sammansättning, tidtabellen för arbetet, vilken verksamhetsenhet som ska styra arbetet samt eventuella skyldigheter i fråga om hörande, information eller andra förpliktelser. En projektgrupp som har tillsatts för ett bestämt projekt ska för den styrande verksamhetsenheten eller tillsatta tillsynsgruppen lägga fram en projektplan för godkännande innan arbetet utförs.

Den understatssekreterare som ansvarar för de administrativa tjänsterna avgör ärenden som gäller placering av utrikesråd vid ministeriets verksamhetsenheter genom beslut om förordnande till uppgift.

Den tjänsteman som har ansvar för utbildningsfrågor avgör ärenden som gäller användningen av utbildningsanslagen, om inte annat bestäms till någon del.

Tjänstemännen vid fastighetsförvaltningsenheten avgör inom ramen för den interna arbetsfördelningen och sig anvisade anslag vid sidan av fastighetsdirektören de ärenden som avses i 72 § 1 mom. 3―4 punkten.

Tjänstemännen vid dataförvaltningsenheten avgör inom ramen för den fastställda arbetsfördelningen och sig anvisade anslag ärenden som gäller investeringsanskaffningar och lösningar som gäller planerings-, underhålls- och serviceavtal till ett penningvärde som understiger 25 000 euro.

Tjänstemännen vid enheten för kontorstjänster avgör inom ramen för den fastställda arbetsfördelningen och sig anvisade anslag ärenden som gäller anskaffning av material och tjänster till ett penningvärde som understiger 25 000 euro.

Utöver vad som bestäms i 64 § avgör ekonomidirektören ärenden som hör till ekonomiplanering och ekonomiförvaltning till den del de inte hör till någon annan tjänstemans eller ministers beslutanderätt.

Den tjänsteman som har ansvar för de ekonomiska tjänsterna vid ekonomienheten avgör ärenden som gäller ministeriets bokföring och betalningsrörelse.

Utöver vad som bestäms i 63 § avgör chefen för allmänhetstjänster ärenden som gäller bemyndigande av en beskickning att ta emot sjöförklaringar.

Utöver vad som bestäms i 63 § avgör protokollchefen ärenden som gäller privilegier och immunitet som grundar sig på finsk lagstiftning och internationella överenskommelser för främmande staters och internationella organisationers diplomatiska representanter.

Den tjänsteman vid protokolltjänsterna som har förordnats att handlägga skatteärenden avgör utlåtanden om skattefriheter som avses i Wienkonventionen om diplomatiska förbindelser samt rätt till återbäring av mervärdesskatt enligt mervärdesskattelagen (1501/1993).

Den tjänsteman vid protokolltjänsterna som har förordnats att sköta uppehållstillståndsärenden avgör ärenden som gäller beviljande av uppehållstillstånd för medlemmar av den diplomatiska, administrativa och tekniska personalen vid främmande staters och internationella organisationers representationer i Finland, samt för deras familjemedlemmar.

Tillståndsärenden som gäller exporten av produkter med dubbel användning avgörs av chefen för exportövervakningsenheten.

Ministern avgör ärenden som hör till ministeriets behörighet och som gäller användningen av anslagen för närområdessamarbetet till projekt, program och andra ändamål.

Ministern beslutar om fördelningen per resultatområde av anslagen för utvecklingssamarbete.

Efter att ha hört utvecklingspolitiska avdelningen beslutar ministern hur anslagen för utvecklingssamarbete och bevillnings- och avtalsfullmakter inom utvecklingssamarbetet ska användas för biståndsprojekt och biståndsprogram samt om anslag för beskickningarna.

Utvecklingspolitiska avdelningens chef beslutar om de i 1 mom. avsedda anslagen och fullmakterna upp till ett belopp av högst 200 000 euro, såvida det inte är fråga om årligt understöd till en multilateral organisation, tematiskt stöd som dirigeras genom internationella organisationer och utvecklingsländernas organisationer eller som ges till internationella forskningsinstitutioner eller program, humanitärt bistånd, stöd till frivilligorganisationernas utvecklingssamarbete eller någon annan fråga av samhällelig betydelse.

Cheferna för de avdelningar som administrerar anslagen för utvecklingssamarbete och enhetscheferna i enlighet med 91 § beslutar inom sitt respektive ansvarsområde om ändring av tidtabellen för de utgifter som användningen av anslag och fullmakter föranleder och om återtagande av projekt inom ramen för den gällande fördelningen per resultatområde samt om återkrav av statsunderstöd som beviljats en frivilligorganisation.

Om ett ärende som avses i 1 mom. 2 punkten inte hör till någon enhets ansvarsområde avgörs det av avdelningschefen.

En ambulerande ambassadör avgör inom ramen för de anslag som anvisats för ändamålet ärenden som gäller avtal och andra rättshandlingar som hänför sig till lokala biståndsprojekt inom ambassadörens verksamhetsområde.

Avdelningschefen och enhetschefen kan bemyndiga någon annan tjänsteman inom utrikesförvaltningen att underteckna en förbindelse eller ett avtal som avdelningschefen eller enhetschefen har godkänt.

Avdelningschefen vid utvecklingspolitiska avdelningen avgör ärenden som gäller anställning och arbetsavtal för biståndsrådgivare i arbetsförhållande vid utrikesministeriet.

Statsombud i EU-domstolen är chefen för enheten för EU-domstolsärenden och statsombud i Europeiska domstolen för de mänskliga rättigheterna är chefen för enheten för människorättsdomstols- och människorättskonventionsärenden. Om verksamheten som statsombud i andra fall och om ställföreträdare för statsombuden bestäms vid behov särskilt genom beslut av ministeriet.

När det gäller tjänstemän som sänds på tjänsteresa som vikarie eller för introduktion till en beskickning utfärdas dock förordnandet om tjänsteresa av personaldirektören.

När det gäller tjänstemän som sänds på tjänsteresa i krishanteringsuppdrag eller andra motsvarande uppdrag och dessa tjänstemän inte är placerade vid någon verksamhetsenhet utfärdas förordnandet om tjänsteresa av chefen för den verksamhetsenhet från vars anslag resekostnaderna betalas.

Då reseförordnande utfärdas för en anställd i arbetsförhållande ska bestämmelserna om tjänstemän iakttas i tillämpliga delar.

I fall där beslutanderätten inte bestäms enligt 1–4 mom. eller 82 § utfärdas förordnandet om tjänsteresa av administrationsdirektören.

Då utrikesministeriet förordnar en tjänsteresa för en tjänsteman vars tjänsteställe är en beskickning, utfärdas förordnandet om tjänsteresa av chefen för den verksamhetsenhet där det ärende eller uppdrag till vilket resan hänför sig har beretts. Om resan inte hänför sig till verksamheten vid någon verksamhetsenhet, utfärdas förordnandet om tjänsteresa av statssekreteraren som kanslichef.

Om tjänstemän från olika verksamhetsenheter deltar i samma tjänsteresa, kan den tjänsteman som utfärdar förordnandet om tjänsteresa med respektive förmans samtycke också utfärda förordnande om tjänsteresa för icke underlydande tjänstemän.

Ersättandet av resekostnader till personer utanför utrikesförvaltningen hör till enhetschefens beslutanderätt i enlighet med 63–65 § i arbetsordningen.

Utrikesministern fastställer semestern för statssekreterare och statssekreteraren som är kanslichef. Statssekreteraren som är kanslichef fastställer semestrarna för understatssekreterarna, inspektören inom utrikesförvaltningen och för planerings- och forskningschefen.

Statssekreteraren som är kanslichef eller en understatssekreterare som förordnas av statssekreteraren som är kanslichef fastställer semestern för avdelningscheferna.

Avdelningscheferna, administrationsdirektören, rättschefen, chefen för allmänhetstjänsterna och protokollchefen för biträdande avdelningschefer, enhetschefer och övriga direkt underlydande tjänstemän.

Inspektören inom utrikesförvaltningen fastställer semestrarna för underlydande anställda.

Enhetscheferna fastställer semestrarna för underlydande anställda.

Ställföreträdare för statssekreteraren som är kanslichef och för understatssekreterarna förordnas av ministern.

Ställföreträdare för avdelningscheferna, administrationsdirektören, rättschefen, chefen för allmänhetstjänsterna och protokollchefen och för cheferna för de fristående enheter som är direkt underställda statssekreteraren som är kanslichef förordnas av denna. Ställföreträdare för enhetscheferna förordnas av chefen för respektive verksamhetsenhet.

Beslut om att en prestation vid ministeriet ska vara avgiftsfri och om prissättning i sådana fall där avgiften inte bestäms direkt med stöd av bestämmelserna i utrikesministeriets förordning om avgifter för utrikesförvaltningens prestationer fattas för varje ansvarsområde av respektive enhetschef.