Sjömansservicebyråns representantskap sammanträder årligen, senast i april, till representantskapsmöte.

Extra representantskapsmöte enligt 16 § i sjömansservicelagen skall hållas inom en månad efter det att beslut om eller krav på att möte skall hållas har tillställts representantskapets ordförande eller styrelsen.

Representantskapet sammankallas av ordföranden eller styrelsen.

Kallelse till mötet skall sändas till varje medlem och ersättare i representantskapet genom ett rekommenderat brev under den adress som vederbörande uppgett. Kallelse till ordinarie möte skall postas minst två veckor och till extra möte minst en vecka före mötet.

Vid representantskapsmötet får inte fattas beslut om andra ärenden än de som mötet enligt 15 § i sjömansservicelagen skall behandla eller som särskilt har nämnts i möteskallelsen. Utan hinder av detta kan beslut fattas om att ett nytt möte skall hållas för behandling av ett visst ärende.

Om en medlem av representantskapet önskar få ett ärende behandlat av mötet, skall han eller hon anmäla detta till representantskapets ordförande eller till styrelsen minst två veckor före den tidpunkt då kallelse till mötet senast skall sändas. Ett ärende som anmälts på detta sätt skall nämnas i möteskallelsen. Om möteskallelsen då redan sänts ut, skall medlemmarna av representantskapet särskilt underrättas om saken på det sätt som bestäms i 3 §.

Vid representantskapsmötet skall föras protokoll, som upprättas av en sekreterare som väljs av ordföranden. I protokollet skall antecknas närvarande medlemmar av representantskapet, framlagda förslag och fattade beslut samt verkställda omröstningar. Protokollet skall kontrasigneras av sekreteraren samt justeras och undertecknas av ordföranden och minst två för ändamålet vid mötet valda och närvarande medlemmar.

Sjömansservicebyråns styrelse sammanträder på kallelse av ordföranden.

Ordföranden skall sammankalla styrelsen, om minst två styrelsemedlemmar skriftligen kräver det för behandling av ett visst uppgett ärende.

Ställföreträdare för sjömansservicebyråns verkställande direktör är en person som utses av styrelsen.

Sjömansservicebyråns räkenskapsperiod är ett kalenderår. Bokslutet skall lämnas till revisorerna före utgången av februari månad året efter räkenskapsperioden.

Revisorerna skall senast i mars tillställa styrelsen en skriftlig berättelse över sin verksamhet samt sitt utlåtande om sjömansservicebyråns förvaltning och räkenskaper.

Denna förordning träder i kraft den 1 juli 2007.