Merimiespalvelutoimiston edustajisto kokoontuu vuosittain viimeistään huhtikuussa edustajiston kokoukseen.

Merimiespalvelulain 16 §:ssä tarkoitettu ylimääräinen kokous on pidettävä kuukauden kuluessa sen jälkeen, kun määräys tai vaatimus kokouksen pitämisestä on saapunut edustajiston puheenjohtajalle tai hallitukselle.

Edustajiston kutsuu koolle sen puheenjohtaja tai hallitus.

Kutsu kokoukseen on toimitettava jokaiselle edustajiston jäsenelle ja varajäsenelle hänen ilmoittamallaan osoitteella lähetettävässä kirjatussa kirjeessä, joka on annettava postin kuljetettavaksi varsinaiseen kokoukseen vähintään kahta viikkoa ja ylimääräiseen kokoukseen vähintään viikkoa ennen kokousta.

Edustajiston kokouksessa ei saa tehdä päätöstä muista kuin niistä asioista, jotka merimiespalvelulain 15 §:n mukaan on siinä käsiteltävä tai jotka on kokouskutsussa erikseen mainittu. Tämän estämättä voidaan päättää uuden kokouksen pitämisestä määrätyn asian käsittelemiseksi.

Jos edustajiston jäsen haluaa saattaa jonkin asian kokouksen käsiteltäväksi, hänen on ilmoitettava siitä edustajiston puheenjohtajalle tai hallitukselle vähintään kahta viikkoa ennen sitä ajankohtaa, jolloin kutsu kokoukseen on viimeistään toimitettava. Näin ilmoitettu asia on mainittava kokouskutsussa. Jos kokouskutsu on silloin jo toimitettu, asiasta on ilmoitettava erikseen edustajiston jäsenille 3 §:ssä säädetyllä tavalla.

Edustajiston kokouksessa on pidettävä pöytäkirjaa, jonka laatiminen kuuluu puheenjohtajan valitsemalle sihteerille. Pöytäkirjaan on merkittävä saapuvilla olleet edustajiston jäsenet, tehdyt ehdotukset ja päätökset sekä toimitetut äänestykset. Pöytäkirja on sihteerin varmennettava sekä puheenjohtajan ja vähintään kahden kokouksessa sitä varten valitun, kokouksessa olleen jäsenen tarkastettava ja allekirjoitettava.

Merimiespalvelutoimiston hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta.

Puheenjohtajan on kutsuttava hallitus koolle, jos vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.

Merimiespalvelutoimiston toimitusjohtajan sijaisena toimii hallituksen määräämä henkilö.

Merimiespalvelutoimiston tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös on jätettävä tilintarkastajille tilikautta seuraavan helmikuun loppuun mennessä.

Tilintarkastajien on viimeistään maaliskuussa annettava hallitukselle kirjallinen kertomus toiminnastaan sekä lausuntonsa merimiespalvelutoimiston hallinnosta ja tileistä.

Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä heinäkuuta 2007.