Kaupparekisterilaissa (129/1979) säädetyt ilmoitukset on tehtävä tarkoitusta varten vahvistetulla lomakkeella siten kuin siitä erikseen kaupparekisterilaissa ja yritys- ja yhteisötietolaissa (244/2001) säädetään. Ilmoitukseen on oheistettava tarvittavat liitteet.

Patentti- ja rekisterihallitus, jäljempänä rekisteriviranomainen, pitää päiväkirjaa saapuneista ilmoituksista ja tiedonannoista. Päiväkirjaan, joka on julkinen, on merkittävä toiminimi, diaarinumero, saapumispäivä, välipäätökset tai muut välitoimenpiteet sekä rekisteröinnin päivämäärä.

Maistraatti merkitsee kaupparekisterilain 19 a §:n nojalla käsittelemänsä ilmoitukset rekisteriviranomaisen automaattisen tietojenkäsittelyn avulla pidettävään päiväkirja- ja rekisterijärjestelmään.

Ilmoitetut elinkeinonharjoittajat merkitään rekisteriin siinä aikajärjestyksessä, jossa päätökset niiden rekisteriin merkitsemisestä on tehty. Rekisteriin merkitään lisäksi rekisteröinnin päivämäärä sekä sen kaupparekisterilehden numero, jossa rekisteröintiä koskeva kuulutus julkaistaan.

Rekisteriin merkittyä elinkeinonharjoittajaa koskevista asiakirjoista on tehtävä erityinen asiakirjavihko, joka varustetaan elinkeinonharjoittajan yritys- ja yhteisötunnuksella. Vihkoon on merkittävä muutosilmoitukset ja tiedonannot.

Aatteellisen yhdistyksen perusilmoitukseen on tarvittaessa liitettävä selvitys yhdistyksen oikeudesta harjoittaa elinkeinoa ja hallituksen puheenjohtajan vaalista. Ote yhdistysrekisteristä ja yhdistyksen säännöt hankitaan kuitenkin viran puolesta.

Säätiön perusilmoitukseen on tarvittaessa liitettävä selvitys säätiön oikeudesta harjoittaa elinkeinoa. Ote säätiörekisteristä ja säätiön säännöt hankitaan kuitenkin viran puolesta.

Osakeyhtiön perusilmoitukseen on liitettävä alkuperäinen perustamiskirja, osakeyhtiölain (734/1978) 2 luvun 9 §:n 4 momentissa tarkoitettu hallituksen jäsenten ja toimitusjohtajan vakuutus ja tilintarkastajien todistus sekä oikeaksi todistettu jäljennös perustamiskokouksen pöytäkirjasta, jos yhtiöjärjestyksen mukaan valittavia henkilöitä ei mainita perustamiskirjassa siten kuin osakeyhtiölain 2 luvun 2 a §:ssä säädetään. Tarvittaessa ilmoitukseen on liitettävä selvitys yhtiön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenen, varajäsenen ja puheenjohtajan, yhtiön toimitusjohtajan ja toimitusjohtajan sijaisen sekä yhtiön tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valinnasta, selvitys mainittujen henkilöiden ja tilintarkastusyhteisön suostumuksesta tehtävään, hallituksen ja hallintoneuvoston puheenjohtajan tehtävää lukuun ottamatta, sekä selvitys toiminimen kirjoittamisoikeuden antamisesta. Ilmoitukseen on lisäksi liitettävä osakeyhtiölain 2 luvun 4 a §:ssä tarkoitettu riippumattoman asiantuntijan lausunto.

Paikallisviranomaisen on pidettävä sille jätettyjen ilmoitusten saapumisesta päiväkirjaa noudattaen soveltuvin osin mitä 2 §:ssä säädetään.

Paikallisviranomaisella on oikeus säädettyä maksua vastaan saada rekisteriviranomaiselta mikrofilmijäljennökset kaupparekisteristä ja siihen myöhemmin tehtävistä merkinnöistä sekä 6 §:n 1 momentissa mainitusta hakemistosta.