Ulkoasiainministeriön valtiosihteerin ja alivaltiosihteerin virkaan nimittämisestä sekä näissä viroissa toimivien nimittämisestä ulkoasiainneuvoksen virkaan säädetään perustuslaissa ja ulkoasiainhallinnosta annetussa laissa (204/2000).

Valtioneuvosto nimittää virkaan ulkoasiainneuvoksen muissa kuin ulkoasiainhallinnosta annetun lain 15 §:n 1 momentissa tarkoitetuissa tapauksissa. Valtioneuvosto nimittää myös talousjohtajan, kiinteistöjohtajan, tietohallintojohtajan, kehitysyhteistyöneuvoksen, lähetystöneuvoksen, lehdistöneuvoksen, lainsäädäntöneuvoksen, puolustusasiainneuvoksen, sotilasedustajan ja apulaissotilasedustajan.

Muut ulkoasiainhallinnon virkamiehet nimittää virkaan ulkoasiainministeriö.

Ulkoasiainministeriö päättää asiat, jotka koskevat ulkoasiainhallinnon virkamiehen palkkausta, sivutoimilupaa, virkavapautta, lomauttamista, virkasuhteen päättämistä ja pidättämistä virantoimituksesta sekä virkamiehen kanssa tehtävää sopimusta palvelussuhteen ehdoista ja virkamiehelle annettavaa kirjallista varoitusta.

Valtion virkamieslain (750/1994) 52 §:ssä tarkoitettuun palvelussuhteesta johtuvaa taloudellista etuutta koskevaan oikaisuvaatimukseen antaa päätöksen ulkoasiainministeriö.

Ulkoasiainhallinnon yleisvirat ja erityisviroista turvallisuuspäällikön sekä muut turvallisuustehtäviä hoitavien henkilöiden virat täytetään niitä haettaviksi julistamatta.

Kelpoisuusvaatimuksena ulkoasiainhallinnon virkoihin on valtion virkamieslaissa säädetyn Suomen kansalaisuuden ja kielitaidosta 6 §:ssä säädetyn lisäksi:

Edellä 4―14 kohdassa tarkoitetuilta virkamiehiltä vaaditaan lisäksi perehtyneisyys virkaan kuuluviin tehtäviin.

Edellä 5 §:n 1 momentin 1―12 kohdassa tarkoitetuilta virkamiehiltä vaaditaan suomen kielen täydellinen taito sekä ruotsin kielen tyydyttävä suullinen ja kirjallinen taito. Pohjoismaisen yhteistyön sihteeristön ylitarkastajalta vaaditaan kuitenkin täydellinen ruotsin kielen taito.

Vieraiden kielten taitona vaaditaan 5 §:n 1 momentin 1, 4 ja 5 kohdassa tarkoitetuilta virkamiehiltä hyvä taito suullisesti ja kirjallisesti käyttää englannin kieltä ja yhtä seuraavista kielistä: espanja, ranska, saksa tai venäjä.

Vieraiden kielten taitona vaaditaan 5 §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitetuilta virkamiehiltä hyvä taito suullisesti ja kirjallisesti käyttää englannin, espanjan, ranskan, saksan tai venäjän kieltä sekä lisäksi tyydyttävä taito käyttää yhtä muuta mainituista kielistä.

Vieraiden kielten taitona vaaditaan 5 §:n 1 momentin 3 kohdassa tarkoitetuilta virkamiehiltä hyvä taito suullisesti ja kirjallisesti käyttää englannin, espanjan, ranskan, saksan tai venäjän kieltä.

Vieraiden kielten taitona vaaditaan 5 §:n 1 momentin 6―14 kohdassa tarkoitetuilta virkamiehiltä viran hoitamiseen tarvittava kielitaito.

Ulkoasiainministeriön yhteydessä toimiva valinta- ja koulutuslautakunta hoitaa tässä asetuksessa säädetyt tehtävät sekä tekee esityksiä ja antaa lausuntoja periaatteellisesti tärkeistä ja laajakantoisista ulkoasiainhallinnon koulutuskysymyksistä.

Lautakunnassa on puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja kymmenen muuta jäsentä.

Puheenjohtajana on ulkoasiainministeriön määräämä alivaltiosihteeri ja varapuheenjohtajana ministeriön hallinnollisen osaston päällikkö. Muut jäsenet nimittää ulkoasiainministeriö kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Näistä kahdeksan on oltava ulkoasiainhallintoon, muihin yleisiin tehtäviin, elinkeinoelämään tai koulutuskysymyksiin perehtyneitä henkilöitä ja kahden ulkoasiainhallinnon henkilöstön edustajia. Jos lautakunnan jäsenelle myönnetään ero kesken toimikauden, ministeriö määrää hänen tilalleen uuden jäsenen jäljellä olevaksi toimikaudeksi.

Valinta- ja koulutuslautakunta kokoontuu puheenjohtajan kutsusta. Lautakunta on päätösvaltainen, kun saapuvilla on kokouksen puheenjohtajan lisäksi vähintään kuusi muuta jäsentä.

Lautakunnan sihteerinä toimii ulkoasiainministeriön määräämä virkamies.

Lautakunnasta on muutoin voimassa, mitä komiteoista säädetään.

Valinta- ja koulutuslautakunta toteaa määräaikaiseen avustajan virkasuhteeseen nimitetyn virkamiehen päteväksi 5 §:n 1 momentin 1 kohdassa tarkoitettuihin virkoihin hänen suoritettuaan hyväksyttävästi ulkoasiainministeriön järjestämän peruskoulutuksen ja sen jälkeisen harjoittelun ministeriössä ja ulkomaanedustuksessa.

Päteväksi toteaminen edellyttää lisäksi asianomaisissa viroissa vaadittujen kielitaitoa koskevien kelpoisuusvaatimusten täyttämistä.

Peruskoulutuksen jälkeisen harjoittelun pituus on vähintään puolitoista vuotta.

Edustustoa johtaa edustuston päällikkö. Suurlähetystöä, lähetystöä tai ulkoasiainhallintolain 6 §:n 2 momentissa tarkoitettua diplomaattista edustustoa johtamaan voidaan kuitenkin määrätä johtava virkamies, jos edustustolle ei ole määrätty päällikköä tai edustuston päällikkö on akkreditoitu toisesta valtiosta.

Edustuston päällikön tai johtavan virkamiehen tehtävän ollessa avoinna edustustoa johtaa ulkoasiainministeriön päätöksen mukaan väliaikaisesti tehtävään määrätty johtava virkamies tai juoksevien asioiden hoitajaksi määrätty virkamies.

Edustuston päällikön tai johtavan virkamiehen ollessa estynyt sijaisena toimii edustuston työjärjestyksessä tai edustuston erillisellä päätöksellä määrätty virkamies.

Edustusto ratkaisee toimivaltaansa lain tai asetuksen nojalla kuuluvat asiat. Edustuston ratkaisuvaltaan kuuluvat edustuston sisäistä hallintoa koskevat asiat, jollei toisin säädetä.

Ulkoasiainministeriö ratkaisee edustustojen toimintaan liittyvät asiat, jotka koskevat kiinteistöjen, toimitilojen, asuntojen ja muiden tilojen ostamista, vuokrausta, alivuokrausta, myymistä ja muuta luovuttamista sekä uudisrakentamista ja peruskorjausta.

Edustustolle voidaan myöntää määrärahoja kehitysyhteistyön paikallisiin hankkeisiin sekä muihin erityisiin tarkoituksiin. Edustusto ratkaisee asiat, jotka koskevat näiden määrärahojen käyttämiseen liittyviä sopimuksia ja muita oikeustoimia.

Ulkoasiainministeriö voi yksittäisessä tapauksessa valtuuttaa edustuston tekemään sopimuksen tai muun oikeustoimen asiassa, jossa ratkaisuvalta on ministeriöllä.

Lisäksi ulkoasiainministeriö voi valtuuttaa edustuston päällikön tai muun edustustossa toimivan virkamiehen allekirjoittamaan sitoumuksen, sopimuksen tai muun asiakirjan, jonka ministeriö on hyväksynyt.

Edustustolla on työjärjestys, jossa määrätään edustuston organisaatiosta, asioiden valmistelusta ja ratkaisemisesta sekä muusta sisäisestä hallinnosta.

Työjärjestyksen vahvistaminen kuuluu edustuston päällikön ratkaisuvaltaan.

Edustustossa asiat ratkaisee edustuston päällikkö, jollei toisin säädetä tai edustuston työjärjestyksessä määrätä.

Suurlähetystön ja lähetystön johtava virkamies käyttää edustuston päällikön ratkaisuvaltaa, jollei sivuakkreditoitu edustuston päällikkö yksittäisessä tapauksessa pidätä ratkaisuvaltaa itselleen.

Päätös virkamatkasta kuuluu edustuston ratkaisuvaltaan. Ulkoasiainministeriö voi kuitenkin erityisestä syystä määrätä virkamatkalle ulkosasiainhallinnon virkamiehen, jonka virkapaikkana on edustusto.

Samassa asemamaassa oleva suurlähetystö tai lähetystö ja konsulaatit toimivat yhteistyössä siten, että suurlähetystö tai lähetystö yhteensovittaa edustustojen toimintaa.

Edustuston aukioloika tulee sovittaa paikallisten olosuhteiden ja tarpeiden mukaisiksi, ottaen huomioon paikalliset juhlapäivät sekä virastojen ja liikkeiden aukiolokäytäntö.

Aukioloajasta määrätään edustuston työjärjestyksessä.

Edustustossa ulkoasiainhallinnosta annetun lain 25 ja 26 §:n nojalla toimivat puolustusvoimien ja Teknologian kehittämiskeskuksen virkamiehet muodostavat edustustossa taloushallinnollisesti erilliset asianomaisiin viranomaisiin kuuluvat yksiköt.

Edellä 1 momentissa tarkoitetuissa tapauksissa ulkoasiainministeriön ja asianomaisten viranomaisten tulee yhteistoiminnassa valmistella valtion talousarvion valmistelua koskevia ja muita edustuston taloushallintoon liittyviä asioita.

Erityisestä syystä edustusto voidaan väliaikaisesti sulkea. Ulkoasiainministeriö päättää edustuston väliaikaisesta sulkemisesta ja uudelleen avaamisesta.

Lisäksi pysyvä edustusto tai erityisedustusto voivat päättää, että edustusto suljetaan enintään neljäksi viikoksi aikana, jolloin asianomaisen järjestön tai yhteistyöelimen toiminta on lomakauden tai muun syyn vuoksi keskeytynyt.

Edustuston sulkeminen tarkoittaa, että edustusto ei ole avoinna yleisölle ja edustuston tavanomainen toiminta on keskeytetty. Edustustossa toimivien virkamiesten siirtämisestä tai lähettämisestä virkamatkalle 1 ja 2 momentissa tarkoitetuissa tapauksissa päätetään erikseen asianomaisten säännösten mukaisesti.

Edustuston tehtävissä toimii virkamiehiä ulkoasiainhallinnon yhteisissä viroissa sekä ulkoasiainministeriöön työsuhteessa olevaa lähetettyä henkilökuntaa.

Edustuston henkilökuntaan kuuluvat myös ulkoasiainhallinnosta annetun lain 25― 27 §:ssä tarkoitetut henkilöt.

Lisäksi edustusto voi ottaa palvelukseensa työsopimussuhteista henkilökuntaa ja harjoittelijoita.

Edustuston päällikön tehtävään määräämisestä säädetään perustuslaissa.

Ulkoasiainhallinnon virkamiesten määräämisestä edustustojen muihin tehtäviin päättää ulkoasiainministeriö.

Suurlähetystön, pysyvän edustuston, erityisedustuston ja pääkonsulaatin päälliköksi määrätään ulkoasiainneuvos. Päälliköksi voidaan määrätä myös virka-asemaltaan ulkoasiainneuvokseen rinnastettavissa oleva kehitysyhteistyöneuvos, jos edustuston toiminnan painopiste on kehitysyhteistyöasioissa.

Lähetystön päälliköksi sekä suurlähetystön ja lähetystön johtavaksi virkamieheksi määrätään ulkoasiainneuvos, lähetystöneuvos tai kehitysyhteistyöneuvos.

Konsulaatin ja varakonsulaatin päälliköksi määrätään lähetystöneuvos, ulkoasiainsihteeri, hallinnollinen ulkoasiainsihteeri tai hallinnollinen avustaja.

Edustuston päällikkö johtaa edustuston toimintaa ja vastaa siitä, että edustuston tehtävät hoidetaan tuloksellisesti ja taloudellisesti.

Johtavalla virkamiehellä on soveltuvin osin samat tehtävät kuin edustuston päälliköllä.

Virka-arvolla tarkoitetaan virkamiehen arvoa ja asemaa osoittavaa nimikettä, jota käytetään ulkomaanedustuksessa.

Muissa kuin 2 momentissa tarkoitetuissa tapauksissa ulkoasiainministeriö voi antaa yleisiä määräyksiä ulkomaanedustuksessa käytettävistä virka-arvoista ja päättää virkaarvosta yksittäisessä tapauksessa.

Kunniakonsulaattien toimintaan sovelletaan ainoastaan tämän luvun säännöksiä.

Suomella on ulkoasiainhallinnosta annetun lain 7 §:ssä tarkoitettuja kunniakonsulaatteja niissä paikoissa, joihin ulkoasiainministeriö on nimittänyt kunniakonsulaatin päällikkönä toimivan henkilön tai konsuliasiamiehen.

Ulkoasiainministeriö nimittää kunniakonsulaatin päällikkönä toimivaksi kunniapääkonsuliksi, kunniakonsuliksi tai kunniavarakonsuliksi taikka konsulitoimipaikkaa johtavaksi konsuliasiamieheksi tehtävään soveltuvan henkilön, joka on kirjallisesti sitoutunut noudattamaan kunniakonsulaatteja koskevia säännöksiä ja määräyksiä.

Ministeriö voi nimittää kunniakonsulaattiin päällikön lisäksi muitakin kunniakonsuleita ja kunniavarakonsuleita.

Nimitys voidaan tehdä toistaiseksi tai määräajaksi.

Määräaikaisesti nimitetyn kunniakonsulin tehtävä päättyy määräajan päättyessä, jollei määräaikaa jatketa.

Kunniakonsulin tehtävä päättyy myös, kun ulkoasiainministeriö myöntää pyynnöstä eron kunniakonsulille tai muutoin vapauttaa kunniakonsulin tehtävästään.

Kunniakonsuli katsotaan eronneeksi tehtävästään sen kalenterivuoden päättyessä, jonka aikana hän täyttää 70 vuotta, jollei ministeriö erityisestä syystä oikeuta häntä jatkamaan tehtävässään enintään kahden vuoden määräajan kerrallaan.

Kunniakonsulit eivät ole virka- tai työsuhteessa ulkoasiainhallintoon eikä heille makseta tehtävästään palkkiota.

Suurlähetystöt ja lähetystöt valvovat ja ohjaavat asemamaassa toimivia kunniakonsulaatteja. Lähetetyn virkamiehen johtaman konsulaatin toimialueella sijaitsevat kunniakonsulaatit toimivat kuitenkin ensisijaisesti tämän ohjauksessa ja valvonnassa.

Kunniakonsulaatit toimivat lisäksi ulkoasiainministeriön ohjauksessa ja valvonnassa ulkoasiainhallinnosta annetun lain 2 §:n 2 momentin mukaisesti.

Edellä 31 §:n 1 momentissa tarkoitettu edustusto tai ulkoasiainministeriö voi erityisestä syystä korvata kunniakonsulaatille sen toimistosta ja henkilöstöstä aiheutuvia sekä muita tarpeellisia kuluja.

Kunniakonsulaattia voidaan tukea myös osoittamalla kunniakonsulaatin käyttöön toimitila tai kunniakonsulaatin palvelukseen edustustoon työsopimussuhteessa oleva henkilö, jos asemamaa tämän sallii.

Tämä asetus tulee voimaan 2 päivänä maaliskuuta 2000.

Tällä asetuksella kumotaan 10 päivänä helmikuuta 1995 annettu ulkoasiainhallintoasetus (166/1995) siihen myöhemmin tehtyine muutoksineen.

Jos edustustolla ei ole työjärjestystä tämän asetuksen voimaan tullessa, työjärjestys tulee vahvistaa viimeistään 31 päivänä joulukuuta 2000.

Ulkoasiainministeriön tulee tämän asetuksen voimaan tultua viipymättä päätöksellään vahvistaa 19 ja 20 §:ssä tarkoitetut hallinnolliset järjestelyt, jotka ovat olemassa tämän asetuksen voimaan tullessa.

Edellä 28 §:n 1 momentissa tarkoitettu kirjallinen sitoumus edellytetään 1 päivänä tammikuuta 2001 tai sitä myöhemmin nimitettäviltä kunniakonsuleilta.