Osakirjanpidolla tarkoitetaan kirjanpitoa, josta tiedot siirretään pääkirjanpitoon liiketapahtumina tai niiden yhdistelminä koneellisesti taikka osakirjanpidon merkintöjen yhdistelmistä kirjaamalla. Osakirjanpidosta tiedot saadaan siirtää pääkirjanpitoon myös toisen osakirjanpidon kautta.

Sen lisäksi mitä kirjanpitolain 2 luvun 8 §:n 1 momentissa säädetään tietovälineellä olevien tietojen selväkieliseksi saattamisesta, kirjanpitovelvollisella tulee olla käytettävissään tietojärjestelmä tai menetelmä, jolla tiedot tai kirjanpitoaineistosta valitut tapahtumat voidaan tarvittaessa saattaa tarkastettavaksi ja siirtää toiselle koneelliselle tietovälineelle ilman aiheetonta viivytystä.

Paperilta kuvatun tositteen tai muun kirjanpitoaineiston tulee olla tulostettavissa paperille selväkieliseen muotoon ja värejä lukuun ottamatta samanlaisena kuin tosite tai muu aineisto oli alkuperäisenä.

Tietovälineelle laaditun tositteen tulee olla tulostettavissa selväkielisenä paperille siten, että kaikki kirjanpitolaissa ja muussa laissa tositteelta edellytetyt tiedot ovat nähtävissä muuttamattomina, vaikka tositteen muoto ei vastaa alkuperäistä tositetta. Näiden tietojen tulee olla tarvittaessa saatavissa myös tietokoneen näytölle samansisältöisinä kuin ne olisivat paperille tulostettaessa.

Kirjanpitomerkinnät saadaan tehdä koneelliselle tietovälineelle siten, että konekielisesti säilytettävään tositteeseen yhdistetään tositteen numero, päiväys ja muut kirjanpitomerkinnät sekä muut liiketapahtuman käsittelyä ja hyväksymistä koskevat tiedot.

Edellä 1 momentissa tarkoitettua menettelyä noudattavan kirjanpitovelvollisen on täsmäytyksin tai muulla tavalla osoitettava, että osa- tai peruskirjanpidon tositteet, liiketapahtumat ja kirjanpitomerkinnät on käsitelty täydellisinä pääkirjanpidossa. Osakirjanpidonsaldot on kuukausittain täsmäytettävä pääkirjan vastaavien tilien saldojen kanssa.

Tilikauden aikana on kirjanpitoaineisto säilytettävä kahdella koneellisella tietovälineellä. Säilyttämiseen saadaan käyttää tietovälinettä, jolle tietoja voidaan tallentaa uudestaan.

Jos tositteet säilytetään myös alkuperäisinä paperilla, kirjanpitovelvollinen voi käyttää 1 momentissa tarkoitettuun säilyttämiseen vain yhtä koneellista tietovälinettä, joka on varmistettava.

Se, jonka tehtäväksi kirjanpito on toimeksiannolla uskottu, saa säilyttää useamman kirjanpitovelvollisen tietoja samalla koneellisella tietovälineellä.

Kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana on tämän päätöksen nojalla säilytettävä kirjanpitoaineisto siirrettävä kahdelle pysyvästi säilytettävälle koneelliselle tietovälineelle, joiden kummankin tietosisällön oikeellisuus on tarkistettava ennen kuin tilapäiseen säilyttämiseen käytetty tietoväline otetaan muuhun käyttöön tai tehdään käyttökelvottomaksi. Pysyvällä säilyttämisellä tarkoitetaan kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaista säilytysaikaa.

Edellä 1 momentissa tarkoitetulle koneelliselle tietovälineelle tallennettuja kirjanpitotietoja ei saa muuttaa. Muuttamisen estämiseksi on käytettävä sellaisia koneellisia tietovälineitä, joille kerran tallennettuja tietoja ei voida korvata uusilla tiedoilla tai menetelmiä, joissa tarkisteen laskennalla tai muulla tavalla voidaan osoittaa tietojen muuttumattomuus.

Mitä säädetään 4 §:n 2 ja 3 momentissa, sovelletaan myös kirjanpitotietojen säilyttämiseen pysyvästi koneellisella tietovälineellä.

Koneellisen tietovälineen kunto on tarkistettava määräajoin. Laitteiston vaihtamisen yhteydessä tiedostot on muunnettava tai tiedot on tulostettava muuhun kirjanpitolain sallimaan muotoon, jos järjestelmä tai menetelmä ei ole yhteensopiva uuden laitteiston kanssa. Jos koneellisella tietovälineellä olevan tiedon tekninen taltiointimuoto muuttuu, on muunnon jälkeen varmistettava tiedon muuttumattomuus.

Koneellinen tietoväline on säilytettävä turvallisessa tilassa, joka ei ole välittömässä yhteydessä tilaan, jossa toinen samansisältöinen koneellinen tietoväline säilytetään.

Koneellisessa tietovälineessä on oltava merkintä aineiston tallentamisajankohdasta.

Koneellisella tietovälineellä tai erillisessä asiakirjassa on oltava merkintä, joka osoittaa välineellä olevat tiedot tositenumeroiden, kirjanpitokirjan nimen, aikarajojen tai muun yksilöinnin avulla.

Kirjanpitomerkinnät pääkirjanpitoon saadaan tehdä yhdistelmänä, jos osakirjanpidon tai peruskirjanpidon merkinnät sisältävät tositteittain eriteltyinä ne viennit, joista yhdistelmä muodostuu.

Vientien sijasta saadaan yhdistelmä muodostaa liiketapahtumista erotetusta rahamäärästä, joka on merkitty peruskirjanpidossa omaksi tiedokseen. Niiden yhteenlaskettu määrä muodostaa yhdistelmän määrän.

Pääkirjanpitoon yhdistelmänä kirjattava tosite on numeroitava siten, että kirjausketju osakirjanpidosta tai peruskirjanpidosta yhdistelmään ja edelleen pääkirjanpitoon on vaikeuksitta todettavissa (yhdistelmätosite). Yhdistelmätositteen numerointina saadaan käyttää peruskirjanpidon tunnusta ja yhdistelmän päivämäärää.

Yhdistelmä saadaan kirjata pääkirjanpitoon enintään kuukausikohtaisena tai neljän viikon jakson kattavana yhdistelmätositteena.

Osakirjanpito tai sen yhdistelmä on täsmäytettävä pääkirjanpitoon vähintään tilikausittain. Täsmäytyksessä on verrattava osakirjanpidon tilien saldoja pääkirjanpidon vastaavien tilien saldoihin.

Jos kirjanpitovelvollinen luovuttaa tai vastaanottaa kirjanpitotietoja konekielisesti toiselta kirjanpitovelvolliselta, ne on täsmäytettävä vähintään tilikausittain.

Kirjanpitovelvollinen saa käyttää peruskirjanpitonaan rahalaitoksen antamia tiliotteita, jos ne vastaanotetaan vähintään kuukausittain.

Jos tiliotteelle on merkitty yhdistelminä tilillepano- ja tililtänostotapahtumia, ne on eriteltävä tiliotteella tai sen liitteellä pääkirjanpitoa vastaavalla tavalla.

Merkinnät pääkirjanpitoon saadaan tehdä tiliotteilla pidettävästä peruskirjanpidosta kuukausikohtaisina tai neljän viikon jakson kattavina yhdistelmätositteina.

Kirjanpitovelvollisen, joka soveltaa 1 momentin mukaista menettelyä, on viivytyksettä päiväkohtaisesti merkittävä käteisellä rahalla suoritetut maksut erilliseen peruskirjanpitoon aikajärjestyksessä. Käteisellä rahalla suoritettujen maksujen merkitseminen pääkirjanpitoon saadaan tehdä kuukausikohtaisina tai neljän viikon jakson kattavina yhdistelmätositteina tämän päätöksen säännöksiä noudattaen.

Kirjanpitovelvollisen, joka noudattaa 1 momentissa tarkoitettua menettelyä, tulee järjestää kirjanpitonsa siten, että siitä saadaan arvonlisäverolain (1501/1993), ennakkoperintälain (1118/1996) ja muiden kirjanpidon pitämiseen vaikuttavien lakien edellyttämät tiedot siltä osin kuin ne koskevat kirjanpitovelvollista.

Edellä 1 momentissa säädetyn lisäksi saadaan korjata tositenumeroa, joka yksilöi liiketapahtuman todentavan alkuperäisen tositteen. Korjaus on tehtävä siten, että kirjausketju alkuperäiseen tositteeseen säilyy.

Korjausmerkinnällä saadaan lisätä kirjanpitovientejä alkuperäiseen kirjanpitomerkintään. Tällaiset lisäykset on erotettava alkuperäisistä kirjanpitovienneistä.

Korjausmerkinnällä ei saa poistaa alkuperäistä kirjanpitomerkintää. Jos tehty kirjanpitomerkintä osoittautuu aiheettomaksi, se saadaan mitätöidä soveltaen tämän luvun säännöksiä.

Korjausmerkinnän saa tehdä tilikauden aikana sekä tilikauden päättymisen jälkeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana.

Korjattuun konekieliseen kirjanpitomerkintään tulee liittää tietokoneen tekemä käyttäjäleima, joka osoittaa korjauksen tekijän ja tekoajan.

Jos korjausmerkintä on tehty erilliseen osakirjanpitoon, josta tiedot on siirretty yhdistelminä pääkirjanpitoon, on korjauksesta tehtävä vienti tai yhdistelmävienti, joka siirretään pääkirjanpitoon. Kirjanpitovelvollisen on täsmäytysselvityksin osoitettava, että korjauksen jälkeen osakirjanpidon tiedot vastaavat pääkirjanpitoon tehtyjä merkintöjä.

Kirjanpitovelvollisen on tilintarkastajan tai viranomaisen vaatimuksesta laadittava päiväkirja tai pääkirja, joka sisältää myös korjatut kirjanpitomerkinnät alkuperäisessä muodossaan yliviivattuina tai muulla tavalla selkeästi mitätöityinä ja, konekielisessä korjauksessa, käyttäjäleimalla varustettuina.

Jos peruskirjanpidon kirjanpitomerkinnät laaditaan selväkieliseen muotoon paperille, on siihen merkittävä sekä mitätöidyt että korjatut kirjanpitomerkinnät.

Kirjanpitolautakunta voi kirjanpitolaissa säädetyllä tavalla antaa ohjeita ja lausuntoja tämän päätöksen soveltamisesta.