Kirkkoherra toimittaa vaalia edeltävän vuoden marraskuun loppuun mennessä vaalilautakunnalle luettelon kirkkovaltuuston tai seurakuntaneuvoston ja seurakunnasta valituista yhteisen kirkkovaltuuston jäsenistä. Jäseneksi valitun papin sijaan on luetteloon merkittävä 2 luvun 57 §:ssä tarkoitettu varajäsen, jonka on oltava maallikko.

Jos kirkkovaltuuston, yhteisen kirkkovaltuuston tai seurakuntaneuvoston jäsen on estynyt saapumasta vaalikokoukseen, hänen sijaansa kutsutaan varajäsen, niin kuin 2 luvun 57 §:ssä on määrätty.

Edellä 1 momentissa mainitun yhteisen kokouksen kutsuu koolle seurakunnan kirkkoherra. Kokouksen puheenjohtajana toimii seurakuntaneuvoston varapuheenjohtaja.

Kirkkoherra lähettää vaalilautakunnalle vaalivuoden tammikuun 20 päivään mennessä ilmoituksen seurakunnan 1 momentissa tarkoitetusta väkiluvusta. Vaalilautakunta laskee ja vahvistaa vaalivuoden tammikuun 25 päivään mennessä jokaisen seurakunnan osalta erikseen kirkkovaltuuston tai seurakuntaneuvoston ja yhteisen kirkkovaltuuston jäsenen äänimäärän.

Seurakunnittain laadittu yhdistelmä väkilukutiedoista, kirkkovaltuuston jäsenten tai seurakuntaneuvoston ja seurakunnasta valittujen yhteisen kirkkovaltuuston jäsenten lukumäärästä, seurakunnan äänivaltaisten yhteisestä äänimäärästä ja siitä, miten se jakaantuu äänivaltaisten kesken, merkitään vaalilautakunnan pöytäkirjaan.