Hovioikeuden on laadittava rikos- ja sotilasrikosasioissa sekä rikosjuttuihin perustuvissa kanteluasioissa oikeusministeriön vahvistaman tuomiolauselmakaavan mukainen päätösilmoitus jokaisesta syytetystä tai kantelijasta, jonka osalta asia on ratkaistu hovioikeudessa. Päätösilmoitus on laadittava myös, kun asia palautetaan tai siirretään toiseen tuomioistuimeen, syyte hylätään tai muutoksenhakemus jätetään tutkimatta. Päätösilmoitus on laadittava silloinkin, kun ratkaisu koskee maksutonta oikeudenkäyntiä tai oikeusavustajalle valtion varoista maksettavaa palkkiota tahi todistelukustannuksia taikka kun asianomistaja, todistaja tai asiantuntija tuomitaan rangaistukseen. Päätösilmoitus laaditaan myös asioissa, joissa on kysymys ehdonalaisen vapauden menettämisestä käytösrikkomuksen perusteella.

Hovioikeus, joka käyttää automaattiseen tietojenkäsittelyyn perustuvaa tuomiolauselmajärjestelmää, tallentaa päätösilmoituksen tiedot järjestelmään. Tietoja ei kuitenkaan tallenneta asioissa, joissa on kysymys ehdonalaisen vapauden menettämisestä käytösrikkomuksen perusteella. Tallentamisen jälkeen hovioikeuden on 3§:ssä säädetyn määräajan kuluessa ilmoitettava järjestelmän välityksellä, että päätösilmoitustiedot ovat valmiit toimitettaviksi saajilleen.