Maakunta-arkisto on ylioikeuksien ja muiden yleisten tuomioistuinten, erikoistuomioistuinten, korkeakoulujen ja muiden oppilaitosten, lääninhallitusten ja valtion piiri- ja paikallishallintoon kuuluvien muiden virastojen ja laitosten arkistoviranomainen, jollei hallinnonalalla ole arkistolain 13 §:ssä tarkoitettua keskusarkistoa. Maakunta-arkisto on myös piirinsä kuntien ja kuntainliittojen arkistoviranomainen.

Arkistolain 1 § 1 momentissa tarkoitetulla virastolla tai laitoksella tulee olla arkistotointa varten arkistosääntö. Siihen on otettava määräykset arkistotoimen vastuuhenkilöistä ja heidän tehtävistään, kirjaamisesta ja siihen rinnastettavasta rekisteröinnistä sekä arkistoinnista, asiakirjojen säilytysajoista ja muusta arkistotoimen hoitamisesta. Arkistosääntöä laadittaessa tulee ottaa huomioon valtionarkiston antamat ohjeet ja määräykset.

Viraston tai laitoksen on huolehdittava siitä, että sen arkistosääntöön tehdään sen arkistotoimessa tapahtuneiden muutosten edellyttämät lisäykset ja muutokset.

Asiakirjoja laadittaessa on arkistotoimen vaatimukset otettava huomioon. Pysyvästi säilytettäväksi määrätyt asiakirjat ja niihin arkistolain 4 §:n 2 momentin mukaan verrattavat tekniset tallenteet on tehtävä sellaisia materiaaleja ja menetelmiä käyttämällä kuin valtionarkisto tarkemmin määrää.

Konekoodisista tiedostoista, jotka sisältävät pysyvästi säilytettäviä tietoja, on tehtävä arkistosäilytykseen ja tutkimuskäyttöön soveltuvia tulosteita siten kuin valtionarkisto erikseen määrää.

Valtionarkisto antaa ohjeita myös muiden kuin pysyvästi säilytettäväksi määrättyjen asiakirjojen ja teknisten tallenteiden valmistusmenetelmistä.

Asiakirjojen säilyvyyden toteamiseksi tarvittavat tutkimukset tekee tuotteen valmistajan, maahantuojan, käyttäjän tai hankkijan hakemuksesta valtion teknillinen tutkimuskeskus. Tutkimuskeskus toimittaa tiedot tutkimuksen tuloksista valtionarkistolle. Valtionarkisto julkistaa vuosittain helmikuussa virallisessa lehdessä luettelon niistä materiaaleista ja menetelmistä, joiden on todettu soveltuvan arkistosäilytykseen tarkoitettujen asiakirjojen valmistamiseen.

Arkistonmuodostajan palveluksessa olevien tulee käsitellä huolellisesti hallussaan olevia asiakirjoja ja noudattaa arkistosäännön määräyksiä.

Annettaessa asiakirjoja virastossa tai laitoksessa ulkopuolisten käyttöön viranomaisen on valvottava, että asiakirjoja ei vahingoiteta eikä niiden järjestystä muuteta.

Siirrettävien asiakirjojen tulee olla järjestetyt ja kunnostetut siten kuin valtionarkisto erikseen tarkemmin määrää. Siirrettävistä asiakirjoista on laadittava valtionarkiston vahvistaman ohjeen mukainen luovutusluettelo, joka seuraa siirrettävää arkistoa.

Ennen kuin arkistolain 1 §:n 1 momentissa tarkoitetulle virastolle tai laitokselle ryhdytään rakentamaan uusia arkistotiloja tai peruskorjaamaan vanhoja, rakennustyötä koskevat luonnosasteiset suunnitelmat rakennustapaselostuksineen tulee lähettää arkistoviranomaisen hyväksyttäviksi. Arkistoviranomainen voi tarvittaessa pyytää muitakin selvityksiä. Valtion rakennushankkeissa rakennuttajan on jo esisuunnittelun yhteydessä hankittava arkistoviranomaisen lausunto lopulliseen rakennussuunnitelmaan sisällytettävien, hankkeeseen kuuluvien virastojen ja laitosten arkistotilojen laadusta ja mitoituksesta.

Arkiston tarkastuksesta on arkistonmuodostajalle annettava tarkastuskertomus, jossa tulee mainita mahdolliset laiminlyönnit ja puutteet arkistotoimen hoitamisessa. Näiden korjaamisesta on arkistonmuodostajan annettava pyydettäessä selvitys arkiston tarkastaneelle arkistoviranomaiselle kuuden kuukauden kuluessa tarkastuskertomuksesta tiedon saatuaan.