Asiakirjaan, joka postitse tai lähetin välityksellä lähetetään viranomaiselle, on lähettäjän selvästi merkittävä nimensä, ammattinsa, asuinpaikkansa ja postiosoitteensa.

Viranomaisen, joka on vastaanottanut postitse tai lähetin välityksellä lähetetyn asiakirjan, on tehtävä siihen merkintä, että se on saapunut postitse tai lähetin välityksellä, sekä, viimeksi mainitussa tapauksessa, merkittävä siihen tarvittavat, lähettiä koskevat henkilötiedot.

Jos asiakirjat ovat saapuneet viranomaiselle postitse ja lähettäjä pyytää diaaritodistusta, toimitettakoon se hänelle samalla tavoin kuin asiakirjain lähettämisestä postitse on säädetty.

Jos asiakirjat koskevat anomusta, jonka tutkittavaksi ottaminen edellyttää määrätyn maksun suorittamista, eikä sellaista maksua ole asiakirjoihin liitetty tai lähetin käytettävänä, taikka jos asiakirjat, joista on suoritettava leimaveroa, eivät ole asianmukaisesti leimamerkeillä varustetut, palautettakoon ne, käsiteltäviksi ottamatta, lähettäjälle takaisin, Milloin asiakirjat ovat saapuneet postitse, noudatettakoon niiden palauttamisessa, mitä S §:ssä on säädetty.

Lähettäjän asiana on pitää huolta, joko omin toimenpitein tai virastoon asetetun toimimiehen tahi muun asiamiehen välityksellä, siitä, että muut asiakirjoissa olevat muodolliset tai asialliset puutteellisuudet tulevat asianmukaisesti korjatuiksi.

Milloin tiettyä asiaa koskevat asiakirjat toimitetaan viranomaiselle muutoin kuin postin välityksellä ja asiallinen haluaa saada viranomaiselta perittävän, samaa asiaa koskevan asiakirjan lähetetyksi postitse, on pyyntö postitse lähettämisestä, jollei sitä ole tehty viranomaiselle toimitetuissa asiakirjoissa tai suullisesti, tehtävä maksetussa kirjeessä postitse ja siinä selvästi ilmoitettava asiallisen nimi, ammatti, asuinpaikka ja postiosoite.

Kun asiallinen on pyytänyt tai hänen on katsottava pyytäneen, että asiakirja lähetettäisiin hänelle postitse, on viranomaisen, jos pyyntöä ei noudateta, ilmoitettava siitä asialliselle.

Asiakirjaan, joka postitse tai lähetin välityksellä lähetetään asialliselle, on merkittävä, että postitse lähettäminen tai lähetille antaminen on tapahtunut asiallisen nimenomaisesta pyynnöstä taikka sen johdosta, että hän lähettäessään viranomaiselle samaa asiaa koskevia asiakirjoja on käyttänyt postin välitystä. Niin ikään on asiakirjaan tehtävä merkintä siitä, kenelle ja milloin asiakirja on lähetetty tai annettu.

Kun asiakirjoja postitse lähetetään tai 4 §:n 1 momentissa mainituissa tapauksissa palautetaan asialliselle, suoritettakoon jokaisesta lähetyksestä postimaksu sekä lähetysmaksuna valtion ja kirkolliselle viranomaiselle 90 markkaa ja kunnalliselle viranomaiselle sen verran, kuin kunnallisvaltuusto ehkä määrää.

Niissä valtion virastoissa ja viranomaisissa, joissa toimituskirjoista suoritetaan ainoastaan leimaveroa tahi jossa virkatoimista ja toimituskirjoista suoritettavat maksut peritään valtiolle, samoin kuin tuomiokapitulissa ja ortodoksisen kirkkokunnan kirkollishallituksessa menee 1 momentissa mainittu lähetysmaksu valtiolle. Muissa valtion viranomaisissa ja virastoissa sekä kirkkohallituksessa saa lähetysmaksun se viran tai toimen haltija, joka asiakirjat lähettää tai palauttaa. Kunnallisvaltuusto määrää, onko kunnalliselle viranomaiselle suoritettava lähetysmaksu menevä viranhaltijalle vai kunnalle. Siitä, onko evankelisluterilaisen seurakunnan kirkkoherranvirastolle suoritettava lähetysmaksu menevä. seurakunnalle vai asianomaiselle viran tai toimen haltijalle, on erikseen säädetty.

Asiakirjain lähettämisestä ja palauttamisesta aiheutuneet kustannukset sekä menevistä asiakirjoista tuleva leimavero ja lunastus perittäköön, mikäli niitä ei jo ole suoritettu, postiennakolla. Kun mitään suoritettavaa ei ole perittävänä, voidaan lähetys toimittaa kirjattuna. Jos postiennakkolähetystä ei lunasteta, meneteltäköön niinkuin yleisten verojen ja maksujen ulosotosta on säädetty. Joka katsoo, että postiennakko on laittomasti hänen maksettavakseen pantu, saa valittaa siitä lääninhallitukseen siinä järjestyksessä kuin eräitä määräyksiä ulostekojen, yleisten maksujen, toimituskirjain lunastuksen tahi muun sellaisen ulosmittauksesta sisältävässä, 27 päivänä helmikuuta 1897 annetussa asetuksessa (17/97) on säädetty.

Siltä, joka varattomuuden takia tai muutoin lain mukaan on oikeutettu saamaan pyytämänsä asiakirjan maksuitta, älköön 1 momentissa määrättyä lähetysmaksua perittäkö.

Mitä tässä asetuksessa on säädetty asiallisesta, on voimassa myös sellaisesta asiallisen asiamiehestä, jota tarkoitetaan asiakirjain lähettämisestä annetun lain 3 §:ssä.

Asiakirjain lähettämisestä annetun lain 5 §:ssä mainitun viranomaisen toimivallan siirryttyä toiselle viranomaiselle sovellettakoon lain ja tämän asetuksen säännöksiä vastaavasti siihen viranomaiseen.

Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä huhtikuuta 1954, jolloin oikeudesta lähettää viranomaisille ja niiltä saada asiakirjoja postitse 31 päivänä tammikuuta 1930 annettu asetus (46/30) siihen tehtyine muutoksineen lakkaa olemasta noudatettavana.