Tässä laissa säädetään viranomaisten kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnista.

Tämän lain soveltamisesta lainsäädäntö- ja hallitusvaltaa käyttäviin elimiin säädetään 5 §:ssä.

Tämän lain 3 luvussa säädetään Kansallisarkiston tehtävistä kulttuuriperinnön kannalta merkittävien yksityisten asiakirjojen säilymisen ja saatavuuden varmistamiseksi.

Arkistointi käsittää asiakirjojen ja tietoaineistojen yleisen edun mukaisen arkistollisen arvon määrittämiseen sekä niiden turvalliseen tuleville sukupolville säilyttämiseen ja saatavuuden ja käytettävyyden varmistamiseen liittyvät toimenpiteet.

Tätä lakia sovelletaan Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin valtion viranomaisiin Ahvenanmaan itsehallintolain (1144/1991) 30 §:n 17 kohdassa säädetyin rajoituksin.

Julkisuuslain 4 §:n 1 momentin 4 kohdassa tarkoitettujen hyvinvointialueen ja hyvinvointiyhtymän viranomaisten sekä kunnallisten viranomaisten osalta tämän lain 11, 12 ja 14 §:ssä ja 15 §:n 2 momentissa viranomaiselle säädetyt oikeudet ja tehtävät kuuluvat tiedonhallintalain 4 §:n 1 momentin 5–8 kohdassa tarkoitetuille tiedonhallintayksiköille.

Evankelis-luterilaisen kirkon viranomaisten asiakirjojen arkistoinnista säädetään kirkkolaissa (652/2023).

Julkisuuslain 4 §:n 1 momentin 8 kohdassa tarkoitetun toimielimen toiminnan päätyttyä tässä laissa säädetyistä viranomaisen tehtävistä vastaa toimielimen asettamisesta päättänyt viranomainen.

Eduskuntaan ja sen virastoihin sovelletaan vain 7 §:n 1 momenttia, 8 §:ää, 11 §:n 1 ja 2 momenttia, 12 §:n 1 momenttia sekä 14 ja 21 §:ää.

Tasavallan presidentin asiakirjojen arkistoinnista säädetään tasavallan presidentin kansliasta annetussa laissa (100/2012).

Valtioneuvoston kanslia vastaa valtioneuvoston ja sen ministeriöiden asiakirjojen arkistoinnista. Hallituksen arkistoon tallennettavista asiakirjoista säädetään valtioneuvostosta annetussa laissa (175/2003).

Mitä 2 luvussa säädetään viranomaisen asiakirjasta, sovelletaan myös eduskunnalle sen tehtävien johdosta saapuneisiin ja sen toiminnan yhteydessä laadittuihin asiakirjoihin sekä valtioneuvostosta annetun lain 26 a §:n 1 momentissa tarkoitettuihin asiakirjoihin.

Kansallinen arkistotietovaranto on tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti käsiteltävä kokonaisuus, joka sisältää Kansallisarkiston hallussa ja määräysvallassa olevat arkistoidut asiakirjat ja tietoaineistot.

Viranomaisen on suunniteltava asiakirjojensa ja tietoaineistojensa arkistointi osana tiedonhallintaa. Viranomaisen on muodostettava tietoaineistonsa siten, että niiden sisältämien asiakirjojen ja tietojen säilyvyys ja käytettävyys arkistointitarkoituksessa voidaan varmistaa.

Viranomaisen tulee osana arkistoinnin suunnittelua huolehtia siitä, että sen asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistollinen arvo arvioidaan.

Kansallisarkisto voi antaa tarkempia määräyksiä 1 momentissa säädettyjen velvoitteiden teknisistä toteuttamistavoista.

Viranomaisen asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistollisen arvon määrittämisen (arvonmääritys) tulee perustua tutkimuksellisiin tarpeisiin. Arvonmäärityksen kohteena ovat kaikki viranomaisen asiakirjat ja tietoaineistot, mukaan lukien niiden sisältämät luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus, 9 ja 10 artiklassa tarkoitetut tiedot. Arkistoitavien aineistojen tulee muodostaa monipuolinen ja kattava kuva yhteiskunnasta.

Arvonmäärityksessä on arvioitava arkistointitarkoituksessa tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä ja arkistoinnin oikeasuhtaisuutta.

Kansallisarkisto päättää viranomaisen arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista, jollei laissa erikseen toisin säädetä (arkistointipäätös). Kansallisarkiston päätös perustuu 8 §:n mukaiseen arvonmääritykseen. Jos arvonmäärityksen kohteena olevat asiakirjat ja tietoaineistot sisältävät tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 13 kohdassa tarkoitettuja geneettisiä tietoja, Kansallisarkiston tulee arvioida niiden tuleville sukupolville säilyttämiseen liittyviä riskejä.

Viranomaisen tulee panna asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointia koskeva asia vireille, jos arkistoinnista ei ole päätetty tai päätös ei ole enää ajan tasalla. Viranomaisen tulee asian vireille saattamisen yhteydessä antaa riittävät kuvaukset ja tiedot sekä arvonmääritykseen perustuva esitys arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista.

Kansallisarkisto voi päättää useiden viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnista yleisellä päätöksellä (yleinen arkistointipäätös). Yleisen arkistointipäätöksen edellytyksenä on, että se on tarpeen toimialakohtaisen tai viranomaisten talous-, henkilöstö- tai yleishallinnon asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmäärityksen yhdenmukaisuuden varmistamiseksi.

Yleistä arkistointipäätöstä koskevan asian voi panna vireille toimivaltainen ministeriö tai viranomaisia laajasti edustava taho. Kansallisarkisto voi panna asian vireille omasta aloitteestaan, jos arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista ei ole päätetty tai päätös ei ole enää ajan tasalla.

Yleiseen arkistointipäätökseen sovelletaan, mitä 9 §:n 1 momentissa säädetään. Kansallisarkiston on varmistettava, että osallisilla viranomaisilla on mahdollisuus lausua mielipiteensä asiasta sekä antaa selityksensä asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmääritykseen vaikuttavista seikoista.

Viranomaisen on huolehdittava arkistoitavien asiakirjojen ja tietoaineistojen säilyttämisestä siten, että asiakirjat ja tietoaineistot sekä niihin kuuluvat metatiedot ovat käytettävissä, todistusvoimaisia ja ymmärrettäviä. Viranomaisen on ylläpidettävä arkistoituja asiakirjoja sellaisissa tietojärjestelmissä ja tiloissa, joissa asiakirjojen saatavuus ja turvallisuus voidaan varmistaa.

Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 13 kohdassa tarkoitettuja geneettisiä tietoja sisältäviin arkistoitaviin asiakirjoihin ja tietoaineistoihin. Viranomainen voi käsitellä tietosuoja-asetuksen 10 artiklassa tarkoitettuja henkilötietoja yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa. Viranomaisen on tällaisessa käsittelytilanteessa toteutettava tietosuojalain (1050/2018) 6 §:n 2 momentissa tarkoitetut asianmukaiset ja erityiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien suojaamiseksi.

Kansallisarkisto voi antaa viranomaisille tarkempia määräyksiä 1 momentissa säädettyjen tehtävien teknisistä toteuttamistavoista sekä arkistoinnissa käytettävistä tiedostomuodoista ja tiloista.

Viranomaisen arkistoitavat tai arkistoidut asiakirjat voidaan muuttaa sähköiseen muotoon. Viranomaisen on varmistettava asiakirjojen säilyminen sisällöltään muuttumattomina, eheinä ja luotettavina arkistoitavia tai arkistoituja asiakirjoja sähköiseen muotoon muutettaessa. Sähköiseen muotoon muutettavien asiakirjojen alkuperäinen muoto voidaan tuhota, ellei asiakirjan kulttuurihistoriallinen arvo tai oikeudellinen todistusvoima edellytä myös alkuperäisen muodon säilyttämistä.

Kansallisarkisto voi antaa viranomaisille tarkempia määräyksiä 1 momentissa säädetyistä asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisen teknisistä menettelytavoista.

Julkisuuslain 4 §:n 1 momentin 1 ja 2 kohdassa tarkoitettujen viranomaisten sekä niiden asettamien mainitun momentin 8 kohdassa tarkoitettujen toimielinten on siirrettävä arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot sähköisessä muodossa kansalliseen arkistotietovarantoon.

Edellä 1 momentissa tarkoitetusta siirtovelvollisuudesta tai sähköisestä muodosta voidaan poiketa välttämättömien turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelyä koskevien vaatimusten tai muiden tietoturvallisuusvaatimusten vuoksi tai, jos se on tarpeen muun asiakirjan tai tietoaineiston luonteeseen liittyvän erityisen syyn vuoksi. Sähköiseen muotoon muutetut asiakirjat siirretään myös alkuperäisessä muodossa, jos niiden alkuperäiseen muotoon liittyy erityistä arvoa.

Kansallisarkisto päättää 1 momentissa tarkoitettua viranomaista tai toimielintä kuultuaan siirron ajankohdasta. Siirto voidaan toteuttaa tiedonhallintalain 21 §:ssä tarkoitetun säilytysajan kuluessa. Viranomainen tai toimielin vastaa asiakirjojen ja tietoaineistojen siirtokuntoon saattamisesta, siirron toteuttamisesta ja siitä aiheutuvista kustannuksista. Siirron voi toteuttaa yhteisestä tietovarannosta tai tietojärjestelmästä vastaava viranomainen.

Kansallisarkisto voi antaa tarkempia määräyksiä 3 momentissa säädettyjen asiakirjojen ja tietoaineistojen siirtokuntoon saattamisen ja siirron teknisistä toteuttamistavoista.

Muut kuin 13 §:ssä tarkoitetut viranomaiset ja toimielimet voivat siirtää arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot sähköisessä muodossa kansalliseen arkistotietovarantoon. Siirto voidaan toteuttaa tiedonhallintalain 21 §:ssä tarkoitetun säilytysajan kuluessa. Kansalliseen arkistotietovarantoon voidaan siirtää kyseisten viranomaisten asiakirjoja muussa kuin sähköisessä muodossa, jos asiakirjan alkuperäisellä muodolla on erityistä arvoa.

Viranomainen ja Kansallisarkisto sopivat 1 momentissa tarkoitetun siirron toteuttamisesta ja ajankohdasta.

Kansallisarkistolla on oikeus saada 13 §:n 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen ja toimielimen sähköisestä, sisällöltään muuttuvasta tietoaineistosta kopio tutkimuskäyttöä varten (arkistokopio) kansalliseen arkistotietovarantoon, jos tietoaineisto on arkistoitava. Arkistokopion siirtoon sovelletaan, mitä 13 §:n 3 momentissa säädetään.

Kansallisarkisto voi erillisen sopimuksen perusteella ottaa vastaan kansalliseen arkistotietovarantoon 1 momentissa tarkoitetun arkistokopion muun viranomaisen sähköisestä tietoaineistosta, jos tietoaineisto on arkistoitava.

Kansallisarkisto voi sopimuksen perusteella ottaa kansalliseen arkistotietovarantoon yleisen edun vuoksi arkistoitavia yksityisiä arkistoaineistoja.

Kansalliseen arkistotietovarantoon otetun yksityisen arkistoaineiston käyttöä koskevat luovuttajan kanssa sovitut rajoitukset.

Jos yksityisen hallussa oleva kansallisen kulttuuriperinnön kannalta arvokas ja yleisen edun vuoksi arkistoitava yksityinen arkistoaineisto on ilmeisesti vaarassa tuhoutua, hävitä tai tulla myydyksi, Kansallisarkistolla on oikeus ottaa siitä jäljennös tai sähköinen tallenne taikka lunastaa se käypään hintaan.

Kansallisarkisto voi päättää, että 1 momentissa tarkoitetun jäljentämisen, tallentamisen tai lunastuksen kohteena oleva arkistoaineisto on välittömästi siirrettävä Kansallisarkistoon, kunnes kysymys jäljentämisestä, tallentamisesta tai lunastamisesta on lainvoimaisesti ratkaistu. Väliaikaisen säilytyksen aikana asiakirjoista ei saa antaa tietoja muille kuin niiden omistajalle.

Tässä pykälässä tarkoitettujen arkistoaineistojen maastaviennistä säädetään kulttuuriesineiden maastaviennin rajoittamisesta annetussa laissa (933/2016).

Kansallisarkistolla on oikeus julkisuuslain 16 §:n 1 momentin estämättä antaa tieto kansalliseen arkistotietovarantoon siirretystä viranomaisen asiakirjasta sähköisesti. Kansallisarkisto voi periä arkistotietovarantoon sisältyvän sähköisen julkisen asiakirjan sähköisestä antamisesta maksuja mainitun lain 34 §:n 1 momentissa säädetystä poiketen.

Kansalliseen arkistotietovarantoon siirretyn viranomaisen asiakirjan saamista koskeva pyyntö on käsiteltävä viivytyksettä, ja tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin kuukauden kuluessa siitä, kun Kansallisarkisto on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos muu niihin rinnastettava syy aiheuttaa sen, että asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, asia on ratkaistava ja tieto julkisesta asiakirjasta annettava kahden kuukauden kuluessa siitä, kun Kansallisarkisto on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön.

Kansallisen arkistotietovarannon rekisterinpitäjä on Kansallisarkisto. Kansallisarkisto käsittelee kansalliseen arkistotietovarantoon sisältyviä henkilötietoja yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa.

Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta kansalliseen arkistotietovarantoon sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn. Viranomainen voi käsitellä tietosuoja-asetuksen 10 artiklassa tarkoitettuja henkilötietoja yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa. Kansallisarkiston on tällaisessa käsittelytilanteessa toteutettava tietosuojalain 6 §:n 2 momentissa tarkoitetut asianmukaiset ja erityiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien suojaamiseksi.

Kansallisarkisto voi ylläpitää tietoturvallista käyttöympäristöä tai hyödyntää toisen viranomaisen tietoturvallista käyttöympäristöä, jossa voidaan varmistaa kansalliseen arkistotietovarantoon kuuluvien sähköisten henkilötietoja tai salassa pidettäviä tietoja tai asiakirjoja sisältävien tietoaineistojen käsittely ja luovuttaminen tietoturvallisesti.

Kansallisarkisto voi avata tietoturvallisessa käyttöympäristössä katseluyhteyden kansalliseen arkistotietovarantoon kuuluvan sähköisen tietoaineiston henkilötietoja tai salassa pidettäviä tietoja sisältäviin asiakirjoihin ja muihin vastaaviin tietoihin, joihin katseluoikeuden saavalla on tiedonsaantioikeus ja oikeus käsitellä näitä tietoja.

Edellytyksenä katseluyhteyden avaamiselle on, että katseluyhteys on rajattu vain tiedonsaantioikeuden mukaisiin tietoihin ja avaaminen on oikeasuhtaista rekisteröidyn oikeuksiin nähden.

Katseluyhteyden avaamisesta viranomaiselle säädetään tiedonhallintalaissa.

Kansallisarkisto voi erillisen sopimuksen perusteella ottaa säilytettäväkseen 9 ja 10 §:ssä tarkoitettujen päätösten ja laissa erikseen säädetyn mukaisesti arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja.

Kansallisarkisto voi sopimuksen perusteella ottaa säilytettäväkseen yksityisen hallussa olevia yleisen edun vuoksi arkistoitavia yksityisiä arkistoaineistoja.

Kansallisarkistolla on oikeus arvioida 7 ja 11–13 §:n ja sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 21 §:n säännösten sekä niiden nojalla antamiensa määräysten noudattamista viranomaisissa ja tiedonhallintalain 4 §:n 1 momentin 5–8 kohdassa tarkoitetuissa tiedonhallintayksiköissä.

Jos Kansallisarkisto arviointitehtävää suorittaessaan havaitsee puutteita näiden lakien tai määräysten noudattamisessa, se voi kiinnittää viranomaisen huomiota lain ja lain nojalla annettujen määräysten mukaisten menettelyjen toteuttamiseen ja vaatimusten täyttämiseen.

Kansallisarkistolla on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada viranomaisilta maksutta 9, 10 ja 22 §:ssä säädettyjen tehtäviensä hoitamiseksi välttämättömät selvitykset sekä tarpeelliset tiedot arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja koskevista tiedonhallinnan toimenpiteistä sekä tiedonhallintalain 5 §:n mukaisesta tiedonhallintamallista.

Tässä laissa tarkoitettuun päätökseen saa vaatia oikaisua. Oikaisuvaatimuksesta säädetään hallintolaissa (434/2003). Edellä 17 §:n 2 momentissa tarkoitettuun Kansallisarkiston väliaikaiseen päätökseen ei kuitenkaan saa vaatia oikaisua.

Muutoksenhausta hallintotuomioistuimeen säädetään oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetussa laissa (808/2019).

Tämä laki tulee voimaan 1 päivänä heinäkuuta 2026.

Tällä lailla kumotaan arkistolaki (831/1994). Muualla laissa olevalla viittauksella arkistolakiin tarkoitetaan tämän lain tultua voimaan viittausta tähän lakiin.

Tämän lain voimaan tullessa voimassa olevat Kansallisarkiston, arkistolaitoksen ja valtionarkiston aikaisemman lainsäädännön nojalla antamat määräykset ja päätökset jäävät edelleen voimaan, kunnes Kansallisarkisto toisin määrää.